JAK MOŻEMY CI POMÓC?

Wybierz kategorię, aby znaleźć potrzebną pomoc.



Sprawy

Udogodnienia dla użytkownika

Aby ograniczyć widok wyświetlanych spraw użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Tytułu, Numeru, Statusu, Daty rozpoczęcia, Daty zakończenia, Komentarza, Blokady, Uczestnika, użytkownika Przypisanego do, Aktualizacji, Utworzonego, Załączników oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM]. Dodatkowo na liście wszystkich spraw użytkownik może przefiltrować listę według Rozwiązania.

Widok wyświetlanych spraw można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku .

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Od najmniej ważnych, Od najważniejszych, Postępu, Tytułu, Numeru, Statusu, Daty od, Uczestnika, użytkownika Przypisanego do, Aktualizacji, Daty utworzenia.

Aby wykonać operację grupową wszystkich pozycji znajdujących się na liście spraw należy użyć funkcję oraz wybrać metodę operacji.

Aby wykonać operację grupową poszczególnych pozycji należy wybrać na liście elementy, zaznaczyć checkbox, a następnie użyć funkcję i wybrać metodę operacji.

Użytkownik ma możliwość wykonania operacji grupowych:

  1. Przypisania do innego użytkownika
  2. Przypisania cech i określenia metody ich przypisania
  3. Rozwiązania – zmiana statusu na Zakończony
  4. Anulowania – zmiana statusu na Anulowany
  5. Zablokowania
  6. Odblokowania
  7. Scal

Lista spraw dzieli się na kilka zakładek:

  1. Do zrobienia – użytkownik znajdzie w tej zakładce wszystkie sprawy, które posiadają status Otwarty
  2. Moje sprawy – lista spraw przypisanych do zalogowanego użytkownika.
  3. Moje zespoły – dostępna wyłącznie dla użytkowników, którzy są kierownikami zespołu.
  4. Eskalowany – sprawy, które zostały eskalowane przez użytkowników, którzy nie mają na tyle wiedzy, kompetencji aby móc zająć się sprawą.
  5. Rozwiązane przeze mnie – sprawy rozwiązane przez użytkownika.
  6. Wszystkie – lista wszystkich spraw jakie znajdują się w systemie.

Kolumna Komentarz – znajduje się w niej ostatni komentarz oraz akcja na liście, która umożliwia przeglądanie wszystkich komentarzy wybranej pozycji bez przechodzenia do widoku szczegółów.

Sprawy – jak dodać sprawę na podstawie zapytania z użyciem definicji aktywności?

  1. Otwórz zapytanie z którego ma być utworzona sprawa.
  2. Na pasku akcji wybrać przycisk Utwórz sprawę, gdzie system przejdzie do tworzenia nowej sprawy.
  3. Wybrać definicję sprawy, którą można łatwo filtrować np. według Tytułu lub Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].
  4. Podstawowe informacje: System na podstawie wcześniej utworzonej Definicji sprawy uzupełni najważniejsze pola w kreatorze.
  5. Pozostałe informacje: System na podstawie wcześniej utworzonej Definicji sprawy uzupełni najważniejsze pola w kreatorze.
  6. Kontekst: System na podstawie wcześniej utworzonej Definicji sprawy wybierze cechy [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].
  7. Workflow: System na podstawie wcześniej utworzonej Definicji sprawy wybierze workflow.
  8. Powiązane: W miejscu tym znajduje się podgląd na zapytanie z którego tworzona jest sprawa.
  9. Utworzoną sprawą użytkownik może Zapisać lub Zająć się nią automatycznie.

Sprawy – jak dodać sprawę na podstawie zapytania bez użycia definicji aktywności?

  1. Otwórz zapytanie z którego ma być utworzona sprawa.
  2. Na pasku akcji wybrać przycisk Utwórz sprawę gdzie system przejdzie do tworzenia nowej sprawy.
  3. Dodać sprawę bez określonej definicji sprawy.
  4. Podstawowe informacje:
    1. Tytuł – pojawi się taki sam jak w zapytaniu, użytkownik ma możliwość edycji.
    2. Uczestnicy – użytkownik ma możliwość wprowadzenia zespołu, pracownika lub osoby z książki kontaktowej.
    3. Data – czasookres w jakim prowadzona ma być sprawa.
    4. Opis – dodatkowe informacje dotyczące sprawy.
  5. Pozostałe informacje:
    1. Przypisany do – przypisanie sprawy do samego siebie lub do innego użytkownika systemu.
    2. Warunek zamknięcia
    3. Załącznik
  6. Kontekst [opcja dodatkowa] – w przypadku gdy cechy zostały uprzednio wprowadzone przez administratora systemu CREAM istnieje możliwość ich wyboru.
  7. Workflow – wykorzystywane kroki w workflow pobierane są z definicji aktywności, które mogą być zadaniami, spotkaniami oraz komunikacją.
  8. Powiązane – w miejscu tym znajduje się podgląd na zapytanie z którego tworzona jest sprawa.
  9. Utworzoną sprawą użytkownik może Zapisać lub Zająć się nią automatycznie.

Sprawy – jak dodać sprawę manualnie z użyciem lub brakiem użycia definicji sprawy?

Aby dodać ręcznie nową sprawę należy użyć funkcji Dodaj sprawę

System przejdzie do kreatora tworzenia nowej sprawy zawierający trzy zakładki – Podstawowe, Workflow oraz Powiązane.

Pierwsza zakładka – Podstawowe

W Podstawowych informacjach należy uzupełnić:

  1. Wymagane pole z Tytułem
  2. Dodatkowo wybrać Definicję sprawy (klikając dwa razy w puste pole pojawi się rozwijana lista z wprowadzonymi do systemu definicjami sprawy)
  3. Uczestników będących częścią prowadzonej sprawy.
  4. Określić zakres datowy oraz godzinowy trwania sprawy.
  5. System umożliwia wprowadzenie Opisu, który nie zawiera limitu znaków.

Kolejną pozycją są Pozostałe informacje gdzie wybiera się użytkownika, który będzie przypisany do sprawy, a jednocześnie będzie ją prowadził. Następnym krokiem jest wybór jednego z Warunków zamknięcia sprawy.

W przypadku gdy cechy zostały uprzednio wprowadzone przez administratora systemu CREAM istnieje możliwość ich wyboru.

Druga zakładka – Workflow

Kroki wykorzystywane w workflow pobierane są z definicji aktywności, które mogą być Zadaniami, Spotkaniami oraz Komunikacją. Aby utworzyć kroki w workflow wystarczy złapać kursorem jedną z Definicji aktywności i przesunąć do kolumny Workflow. Dodatkową opcją przy każdym z kroków jest określenie cech, przypisanie kroku do innego użytkownika, zaznaczenie checkboxu z obowiązkowym krokiem.

Trzecia zakładka – Powiązane

Wykaz zapytań na podstawie którego utworzono sprawę. W przypadku tworzenia manualnego sprawy bez użycia zapytania, zakładka ta będzie pusta.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz lub kliknij w klawisz Zajmij się, a wtedy sprawa zostanie automatycznie przypisana do użytkownika.

Sprawy – funkcja eskalowania spraw

Eskalowanie polega na przekazaniu sprawy do użytkownika o wyższych kompetencjach.

Aby wykonać eskalacje sprawy należy kliknąć na podglądzie sprawy w ikonę Eskaluj. Wybrać cechę oraz dodać komentarz. Następnie sprawa otrzyma status Eskalowany i będzie można ją znaleźć w zakładce Do zrobienia oraz Eskalowany na widgecie Otwarte zapytania.

Użytkownik o wyższych kompetencjach zwraca sprawę wraz z komentarzem za pomocą przycisku Zwróć. Sprawa otrzyma status Zwrócony, ale nie będzie przypisana do użytkownika, który początkowo ją eskalował.

Użytkownik, który eskalował sprawę znajdzie ją w zakładce Do zrobienia na widgecie Otwarte zapytania ze statusem Zwrócony.

Sprawy – funkcja transferu spraw

Sprawę można transferować do grupy osób po cechach, które są przypisane w Ustawieniach modułów w kodzie caseDefinition.traits.

Sprawy – funkcja powielania spraw

Funkcjonalność, która kopiuję sprawę. Użytkownik ma możliwość skopiowania sprawy, a razem z nią:

  1. zapytania, które powiązane były z pierwszą sprawą,
  2. załączniki,
  3. przepływ pracy (który może być ten sam, ale użytkownik ma możliwość zmiany go)

Nie ma możliwości powielania spraw, które powiązane są z kampaniami.

Po poprawnym skopiowany sprawy przy tytule pojawi się dodatkowa informacja, że sprawa ta jest skopiowana.

Sprawy – funkcja łączenia spraw

Funkcjonalność umożliwiająca łączenie kilku spraw w jedną. Podczas scalania użytkownik ma możliwość podania powodu dla którego łączy te sprawy (Podobne sprawy, Duplikat). Sprawy, które zostają przypięte do głównej sprawy zmieniają swój status na Anulowany.

Użytkownik nie ma możliwości łączenia spraw, które są powiązane z kampaniami. Nie ma możliwości odwrócenia operacji łączenia spraw.

Sprawy – pasek akcji

Nazwa klawisza Opis Status sprawy przy, którym pojawia się klawisz
Odblokuj Sprawa jest automatycznie blokowana przez użytkownika przed innymi użytkownikami systemu. Funkcja ta pozwala na nie powielanie pracy. Po przez kliknięcie w Odblokuj system umożliwi udostępnienie sprawy [edycję sprawy] innym użytkownikom. Otwarty, W trakcie, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Zajmij się Rozpoczęcie pracy nad sprawą. Otwarty, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Zatrzymaj pracę Zmiana statusu z W trakcie na Otwarty. W trakcie
Rozwiąż W przypadku gdy sprawa została zakończona należy kliknąć w przycisk Rozwiąż oraz podać rozwiązanie sprawy, a wtedy zmieni status na Zakończony. Otwarty, W trakcie, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Anuluj Spowoduje anulowanie całej sprawy oraz zmianę statusu na Anulowany. Otwarty, W trakcie, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Transferuj Możliwość transferowania sprawy po cechach. Otwarty, W trakcie, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Eskaluj Możliwość eskalowania sprawy po cechach wraz z komentarzem. Otwarty, W trakcie, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Zwróć Możliwość zwrócenia sprawy wraz z komentarzem do użytkowników, które wykonały eskalację. Eskalowany
Powiel Możliwość skopiowania sprawy. Otwarty, W trakcie, Anulowany, Zakończony, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Połącz Możliwość połączenia kilku spraw w jedną. Otwarty, W trakcie, Wznowiony, Eskalowany
Przypisz do Zmiana osoby do której przypisana jest sprawa. Otwarty, W trakcie, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Komentuj Możliwość dodania komentarza. Otwarty, W trakcie, Zakończony, Anulowany, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Wznów Użytkownik ma możliwość wznowienia sprawy. Anulowany, Zakończony

Sprawy – statusy

  1. Otwarty – praca nad sprawą nie została rozpoczęta.
  2. W trakcie – użytkownicy zaczął pracować nad sprawą.
  3. Anulowany – status ten pokazuje, że sprawa nie została do końca rozwiązana.
  4. Zakończony – sprawa została rozwiązana i zakończona.
  5. Wznowiony – przywrócona sprawa, która miała status Zakończony lub Anulowany.
  6. Eskalowany – sprawa przekazana do użytkownika o wyższych kompetencjach.
  7. Zwrócony – zwrócenie sprawy do grupy użytkowników, którzy ją eskalowali.

Definicje spraw

Udogodnienia dla użytkownika korzystającego z definicji spraw

Aby ograniczyć widok wyświetlanych pozycji użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Tytułu, Statusu, Utworzonego, Aktualizacji oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Tytułu, Publikacji, Aktualizacji oraz Daty utworzenia.

Widok wyświetlanych definicji można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

Jak dodać do systemu nową definicje sprawy?

W systemie są dwa sposoby na dodanie definicji:

  1. Przejście do Spraw, a kolejno kliknięcie na  i wybranie z listy pozycji Definicje spraw.
  2. Przejście do Konfiguracji następnie Ustawień systemu. W sekcji Ustawienia modułów w kategorii Wsparcie wybrać Definicje spraw.

Po wyborze jednej z powyższych opcji użytkownik ma możliwość utworzenia definicji gdzie obowiązkowymi polami jest podanie tytułu oraz opisu.

Formularz dodawania nowej definicji sprawy składa się z trzech zakładek:

  1. Podstawowe
  2. Plan działań
  3. Widgety

Pierwsza zakładka – Podstawowe

W podstawowych informacjach uzupełnić Tytuł definicji, który jest wymagany. Wprowadzić szczegółowe informacje o definicji sprawy w polu Opis. W przypadku gdy administrator wprowadził Cechy do systemu, użytkownik będzie mógł je określić w dodawaniu definicji sprawy.

W tytule definicji sprawy istnieje klika „symboli zastępczych” (placeholderów), które można zastąpić takimi danymi jak:

  1. $participant_name – nazwa uczestnika
  2. $participant_email – email uczestnika
  3. $participant_phone – telefon uczestnika
  4. $req_name – nazwa zapytania
  5. $req-channel – kanał zapytania

Następnie wybrać jeden z warunków zamknięcia:

  1. Zakończ wszystkie obowiązkowe aktywności – warunek, który domyślnie wyświetla się w systemie, oznacza zakończenie każdego z kroków określonych w workflow.
  2. Wykonaj co najmniej jedną aktywność – wykonać w systemie co najmniej jedno zadanie tak by móc zakończyć sprawę.
  3. Kiedykolwiek – można daną sprawę zakończyć lub anulować w każdym momencie, bez wykonywania kroków w workflow o ile zostały wprowadzone.

Użytkownik ma możliwość dodania linku oraz załącznika.

Druga zakładka – Plan działań

Kroki wykorzystywane w workflow pobierane są z definicji aktywności, które mogą być Zadaniami, Spotkaniami oraz Komunikacją. Aby utworzyć kroki w workflow wystarczy złapać kursorem jedną z Definicji aktywności i przesunąć do kolumny Workflow. Dodatkową opcją przy każdym z kroków jest określenie czy jest to Obowiązkowy krok.

Trzecia zakładka – Widgety

Użytkownik ma możliwość zdefiniowania jakie widgety znajdą się w zakładce Pulpit na podglądzie sprawy. Funkcjonalność ta jest przydatna w przypadku gdy użytkownicy nie pracują nad przepływem pracy, a na dedykowanych widgetach.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz lub automatycznie opublikuj i korzystaj z definicji za pomocą przycisku Opublikuj.

Pasek akcji przy podglądzie na definicje spraw

Nazwa klawisz Opis
Opublikowana definicja spraw
Archiwizuj Gdy wybrana definicja sprawy nie jest już wykorzystywana może zostać zarchiwizowana. Definicja zmieni status z Tak na Zarchiwizowane.
Dodaj sprawę System przekieruje do kreatora tworzenia nowego zadania na podstawie definicji sprawy.
Nie opublikowana definicja spraw
Opublikuj Definicja zmieni status z Nie na Tak.
Zarchiwizowana definicja spraw
Zdearchiwizuj Definicja, która była niewykorzystywana i zarchiwizowana. W momencie kliknięcia w przycisk, definicja będzie ponownie dostępna, z możliwości jej użycia.

Reguły spraw

Jak dodać regułę spraw?

W systemie są dwa sposoby na dodanie reguły:

  1. Przejście do Spraw, a kolejno kliknięcie na  i wybranie z listy pozycji Reguły spraw.
  2. Przejście do Konfiguracji następnie Ustawień systemu. W sekcji Ustawienia modułów w kategorii Wsparcie wybrać Reguły spraw.

Po wyborze jednej z powyższych opcji użytkownik ma możliwość utworzenia reguły sprawy gdzie obowiązkowymi polami jest podanie nazwy reguły i wybranie przynajmniej jednego warunku.

Formularz dodawania nowej reguły składa się z:

  1. Nazwy – nazwa reguły widoczna na liście wszystkich reguł.
  2. Użytkownik wprowadzający dane musi określić czy reguła ma spełniać wszystkie wprowadzone warunki czy też dowolny.
  3. Określenia czy reguła sprawy jest kończąca.
  4. Warunki:
  5. Pole Typ
    Status Równa się, Różny od
    Wiek (godziny) Równa się, Różny od, Większy niż, Większy lub równy, Mniejszy niż, Mniejszy lub równy
    Cechy Dopasuj wszystkie, Dopasuj dobrowolny
    Do (ID) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Temat Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Treść Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Od (ID) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Od (Nazwa) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Od (Host) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
  6. W sekcji Akcje użytkownik ma możliwość określenia rangi czyli pozycji na jakiej ma się znaleźć sprawa.

Zapisz wprowadzone dane za pomocą przycisku Zapisz.

Aktywności

Udogodnienia dla użytkownika

Aby ograniczyć widok wyświetlanych pozycji użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Nazwy, Numeru, Priorytetu, Statusu, Data rozpoczęcia, Data zakończenia, Zmiana statusu, Rozwiązania, Kanału, Definicji aktywności, Sprawy, Komentarza, Blokady, Uczestnika, użytkownika Przypisanego do, Aktualizacji, Utworzonego, Prywatnego, Załączników oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Lista dzieli się na kilka zakładek:

  1. Do zrobienia – użytkownik znajdzie w tej zakładce wszystkie aktywności, które posiadają status Otwarty.
  2. Moje aktywności – lista z aktywnościami przypisanymi do zalogowanego użytkownika.
  3. Moje zespoły – dostępna wyłącznie dla użytkowników, którzy są kierownikami zespołu.
  4. Wszystkie – lista wszystkich aktywności jakie znajdują się w systemie.

Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku .

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Nazwy, Statusu, Priorytetu, Numeru, Daty od, Daty do, Uczestnika, użytkownika Przypisanego do, Aktualizacji, Daty utworzenia.

Aby wykonać operację grupową wszystkich pozycji znajdujących się na liście zadań należy użyć funkcję oraz wybrać metodę operacji.

Aby wykonać operację grupową poszczególnych pozycji należy wybrać na liście elementy, zaznaczyć checkbox, a następnie użyć funkcję i wybrać metodę operacji.

Użytkownik ma możliwość wykonania operacji grupowych:

  1. Przypisania do innego użytkownika
  2. Przypisania cech i określenia metody ich przypisania
  3. Rozwiązania – zmiana statusu na Zakończony
  4. Anulowania – zmiana statusu na Anulowany
  5. Zablokowania
  6. Odblokowania

Użytkownik ma możliwość wyboru kolumn, które chce widzieć na liście z aktywnościami. Aby użyć tej funkcji należy kliknąć w ikonę . Należy pamiętać, że wybrany zestaw kolumn jest zapamiętywany w przeglądarce. Użytkownik ma również możliwość dodania kolumn z cechami [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Użytkownik ma możliwość utworzenia nowego kontaktu w trakcie wyboru uczestników aktywności. Opcja nie jest dostępna w oknach modalnych.

Aktywności – jak dodać dodać nową aktywność?

W systemie jest kilka sposobów na dodanie aktywności:

  1. Na pasku nawigacyjnym kliknąć na przycisk Dodaj, a następnie wybrać z listy Aktywność.
  2. Na kalendarzu kliknąć na wybrany dzień.
  3. Na liście aktywności kliknąć na przycisk Dodaj aktywność.
  4. Na widgecie Otwarte Aktywności (o ile ten jest dodany do pulpitu) kliknąć na przycisk Dodaj aktywność.

Po wyborze jednej z powyższych opcji użytkownik zostanie przekierowany do kreatora dodawania nowej aktywności. Formularz składa się z czterech sekcji:

  1. Podstawowe informacje
  2. Cechy
  3. Pozostałe informacje
  4. Powiadomienia

Pierwsza sekcja – Podstawowe informacje

  1. Określenie typu aktywności – zadanie, spotkanie, komunikacja
  2. Wprowadzenie nazwy aktywności, która pojawi się np. na kalendarzu
  3. Wybór definicji aktywności
  4. Uczestnicy aktywności – mogą to być pracownicy, zespół, osoby lub organizacje które znajdują się w książce kontaktowej. Jeśli wybrany uczestnik nie jest dostępny w książce kontaktowej to użytkownik za pomocą ikony ma możliwość utworzenia nowego kontaktu/uczestnika.
  5. Określenie czasu i daty aktywności – możliwość wprowadzenia całodniowej lub cyklicznej aktywności. W przypadku planowania aktywności z datą wstecz pojawi się komunikat informujący użytkownika – Czy na pewno chcesz utworzyć aktywność w przeszłości?
  6. Priorytet/Kolor
  7. Ograniczenie widoczności aktywności – jeśli oznaczona jest jako prywatna to dostęp do niej mają tylko wprowadzeni uczestnicy, osoba przypisana do aktywności oraz osoba, która utworzyła aktywność.
  8. Zasoby
  9. Lokalizacja
  10. Opis

Druga sekcja – Cechy

W przypadku gdy administrator wprowadził cechy do systemu, użytkownik będzie mógł je określić podczas dodawania lub aktualizowania aktywności.

Trzecia sekcja – Pozostałe informacje

  1. Możliwość włączenia przypomnienia oraz określenia na jaki czas przed rozpoczęciem aktywności system ma o niej przypomnieć.
  2. Użytkownik przypisany do aktywności
  3. Załączniki

Czwarta sekcja – Powiadomienia

Opcja ta działa w przypadku gdy jest w systemie skonfigurowana skrzynka pocztowa do wysyłki powiadomień. Użytkownik ma możliwość powiadomienia:

  1. Tylko pracowników, którzy są dodani jako uczestnicy aktywności oraz osobę przypisaną.
  2. Wszystkich – zarówno pracowników jak i osoby z książki kontaktowej, którzy zostali dodani do aktywności.
  3. Nikogo

Klikając na klawisz Zapisz system zapisze aktywność oraz wyśle powiadomienie do uczestników.

Aktywności – jak przenieść aktywność na inny termin?

Aby przenieść zadanie na inny termin należy użyć jednej z poniższych opcji:

  1. Przejść do Pulpitu. Odszukać aktywność na Kalendarzu. Złapać kursorem myszy daną aktywność i przesunąć na inny termin.
  2. Przejść do listy aktywności. Kliknąć w Nazwę zadania. Kliknąć na przycisk Przełóż. Wybrać nową datę lub rozpocząć aktywność np. za 1 godzinę. Opcjonalnie użytkownik może dodać komentarz podczas przekładania aktywności.

Aktywnosci – jak zakończyć aktywność?

Aby zakończyć zadanie należy kliknąć na aktywność na kalendarzu lub przejść do listy aktywności i kliknąć na nazwę aktywności. Na podglądzie aktywności kliknąć na przycisk Rozwiąż. Opcjonalnie użytkownik może dodać komentarz dotyczący aktywności.

Aktywności – jak anulować aktywność?

Aby anulować aktywność należy kliknąć na aktywność na kalendarzu lub przejść do listy aktywności i kliknąć na nazwę aktywności. Na podglądzie aktywności kliknąć na przycisk Anuluj. Opcjonalnie użytkownik może dodać komentarz dotyczący aktywności.

Aktywność – czy można wznowić aktywność?

Użytkownik może wznowić (ponownie otworzyć) jeśli:

  1. Aktywność ma status Zakończony lub Anulowany
  2. Aktywność jest częścią planu działania sprawy i jest ostatnią aktywnością w planie, a kolejna aktywność jest ze statusem otwarty, w trakcie lub wznowiony.

Użytkownik nie możne wznowić (ponownie otworzyć) jeśli:

  1. Aktywność ma status Zakończony lub Anulowany i jest zarchiwizowana
  2. Aktywność jest częścią planu działania sprawy i nie jest ostatnią aktywnością w planie, a kolejna aktywność nie jest ze statusem otwarty, w trakcie lub wznowiony.

Aktywność – pasek akcji

Nazwa klawisza Opis Status przy, którym pojawia się klawisz
Dedykowane dla spraw
Odblokuj Odblokowanie umożliwia innemu użytkownikowi edycję aktywności. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Przełóż Możliwość przełożenia na inną godzinę, datę itd. Otwarty, Wznowiony
Rozpocznij pracę Rozpoczęcie pracy. Zmiana statusu z Otwarty na W trakcie. Otwarty, Wznowiony
Zatrzymaj pracę Zmiana statusu z W trakcie na Otwarty. W trakcie
Rozwiąż Powoduje rozwiązanie aktywności i zmianę statusu na Zakończony. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Anuluj Powoduje anulowanie aktywności i zmianę statusu na Anulowany. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Poprzedni Przejście do poprzedniej aktywności, kroku w workflow w sprawie. Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Anulowany, Zakończony, Wznowiony
Następny Przejście do kolejnej aktywności, kroku w workflow w sprawie. Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Anulowany, Zakończony, Wznowiony
Rozwiąż sprawę W przypadku gdy aktywność została zakończona należy kliknąć w przycisk rozwiąż oraz ewentualnie podać rozwiązanie, a wtedy zmieni status na Zakończony. Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Anulowany, Wznowiony
Transfer Zmiana cech Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Przypisz do Zmiana osoby do której jest przypisana jest aktywność. Zainicjalizowany, Otwarty, Wznowiony
Komentuj Możliwość dodania komentarza. Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Anulowany, Zakończony, Wznowiony
Wznów Użytkownik ma możliwość wznowienia aktywności. Anulowany, Zakończony
Odłącz Możliwość usunięcia powiązania ze sprawą. Zainicjalizowany, Otwarty
Powiel Możliwość skopiowania aktywności. Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Anulowany, Zakończony
Zajmij się sprawą Zmiana statusu (na W trakcie) sprawy z poziomu aktywności. Zainicjalizowany, Otwarty,
Brak powiązań, aktywność dodana do systemu manualnie
Odblokuj Odblokowanie umożliwia innemu użytkownikowi edycję aktywności. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Przełóż Możliwość przełożenia na inną godzinę, datę itd. Otwarty, Wznowiony
Rozpocznij pracę Rozpoczęcie pracy. Zmiana statusu z Otwarty na W trakcie. Otwarty, Wznowiony
Zatrzymaj pracę Zmiana statusu z W trakcie na Otwarty. W trakcie
Rozwiąż W przypadku gdy aktywność została zakończona należy kliknąć w przycisk rozwiąż oraz ewentualnie podać rozwiązanie, a wtedy zmieni status na Zakończony. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Anuluj Spowoduje anulowanie oraz zmianę statusu na Anulowany. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Transfer Zmiana cech. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Przypisz do Zmiana osoby do której jest przypisana aktywność. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Komentuj Możliwość dodania komentarza. Otwarty, W trakcie, Zakończony, Anulowany, Wznowiony
Wznów Użytkownik ma możliwość wznowienia aktywności. Anulowany, Zakończony
Powiel Możliwość skopiowania aktywności. Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Anulowany, Zakończony
Dołącz Możliwość dołączenia aktywności do sprawy, zostanie ona dodana jako ostatni krok w planie działań. Otwarty, Wznowiony, Przełożony

Aktywności – statusy aktywności

  1. Zainicjalizowany – dotyczy spraw, jeśli aktywność jest przypisane jako workflow do sprawy.
  2. Otwarty – aktywności, które zostały zaplanowane i nie rozpoczęła się nad nimi praca.
  3. W trakcie – status pojawia się gdy użytkownik jest w trakcie rozwiązywania aktywności.
  4. Anulowany – użytkownik postanowił porzucić wykonanie aktywności.
  5. Zakończony – aktywność została poprawnie rozwiązana i otrzymała status zakończony.
  6. Wznowiony – przywrócona aktywność, która miała status Zakończony lub Anulowany.
  7. Przełożony – aktywność, która została przełożona na inny termin.

Definicje aktywności

Udogodnienia dla użytkownika korzystającego z definicji aktywności

Aby ograniczyć widok wyświetlanych pozycji użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Tytułu, Typ, Statusu, Akcja sprawy, Zmiana masowa sprawy, Utworzonego, Aktualizacji oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Tytułu, Publikacji, Aktualizacji oraz Daty utworzenia.

Widok wyświetlanych definicji można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

Jak dodać do systemu nową definicje aktywności?

W systemie są dwa sposoby na dodanie definicji:

  1. Przejście do Aktywności, a kolejno kliknięcie na  i wybranie z listy pozycji Definicje aktywności.
  2. Przejście do Konfiguracji następnie Ustawień systemu. W sekcji Ustawienia modułów w kategorii Wsparcie wybrać Definicje aktywności.

Po wyborze jednej z powyższych opcji użytkownik ma możliwość utworzenia definicji. Formularz dodawania nowej definicji sprawy składa się z dwóch zakładek:

  1. Podstawowe
  2. Widgety

Pierwsza zakładka – Podstawowe

W podstawowych informacjach uzupełnić Tytuł definicji, który jest wymagany. Określić jakiego Typu jest definicja, do wyboru trzy opcje: zadanie, spotkanie, komunikacja. Mnemonik tworzy się taki sam jak tytuł, gdzie każde ze słów będzie rozdzielone myślnikiem jednak istnieje możliwość edytowania pola i wprowadzenia samemu mnemonika, który musi być unikalny. W polu Mnemonik nie mogą znajdować się polskie znaki. Wybrać Priorytet i określić Kolor definicji aktywności. Wprowadzić szczegółowe informacje o definicji w polu Opis.

Jeśli użytkownik chce użyć wybranej definicji jako dedykowaną akcję w sprawie i zastąpić standardową, że kliknie na jeden z podanych kodów: rozwiąż, anuluj, transferuj, komentarz, zajmij się, zatrzymaj pracę, przypisz do, eskaluj, zwróć.

W przypadku gdy administrator wprowadził Cechy do systemu, użytkownik będzie mógł je określić w dodawaniu definicji aktywności.

Do pozostałych informacji można dodać linki oraz załącznik, który jest wykorzystywany jako szablon wiadomości zapisany w pliku HTML. Więcej na temat szablonów wiadomości znajduje się w Zapytania -> Reguły zapytań -> Autoresponder i Szablon HTML.

Niestandardowe użycie:

  1. Akcja sprawy – wykorzystywany jest tytuł oraz pulpit definicji aktywności.
  2. Zmiana masowa sprawy – możliwość dodania kolejnej opcji do zmian masowych.

Druga zakładka – Widgety

Użytkownik ma możliwość zdefiniowania jakie widgety znajdą się w zakładce Pulpit na podglądzie aktywności.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz lub automatycznie Opublikuj i korzystaj z definicji za pomocą przycisku Opublikuj.

Pasek akcji przy podglądzie na definicje aktywności

Nazwa klawisza Opis
Opublikowana definicja aktywności
Archiwizuj Gdy wybrana definicja aktywności nie jest już wykorzystywana może zostać zarchiwizowana. Definicja zmieni status z Tak na Zarchiwizowane.
Dodaj zadanie/komunikację/spotkanie System przekieruje do kreatora tworzenia nowego zadania/komunikacji/spotkania na podstawie definicji aktywności.
Nie opublikowana definicja aktywności
Opublikuj Definicja zmieni status z Nie na Tak.
Zarchiwizowana definicja aktywności
Zdearchiwizuj Definicja, która była niewykorzystywana i zarchiwizowana. W momencie kliknięcia w przycisk, definicja będzie ponownie dostępna, z możliwości jej użycia.

Zarządzanie zapytaniami

Udogodnienia dla użytkownika

Aby ograniczyć widok wyświetlanych Zapytań użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Tytułu, Numeru, Od kogo otrzymane, Statusu, Komentarza, Blokady, Zgłaszającego, Przypisanego do, Otrzymanego, Aktualizacji, Utworzonego, Załączników oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Lista dzieli się na kilka zakładek:

  1. Do zrobienia – użytkownik znajdzie w tej zakładce wszystkie zapytania, które posiadają status Otwarty
  2. Moje zapytania – lista z zapytaniami przypisanymi do zalogowanego użytkownika.
  3. Moje zespoły – dostępna wyłącznie dla użytkowników, którzy są kierownikami zespołu.
  4. Wszystkie – lista wszystkich zapytań jakie znajdują się w systemie.

Widok wyświetlanych zapytań można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku .

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Od najmniej ważnych, Od najważniejszych, Tytułu, Numeru, Statusu, Zgłaszającego, Aktualizacji, Daty utworzenia oraz Daty otrzymania.

Aby wykonać operację grupową wszystkich pozycji znajdujących się na liście zapytań należy użyć funkcję oraz wybrać metodę operacji.

Aby wykonać operację grupową poszczególnych pozycji należy wybrać na liście elementy, zaznaczyć checkbox, a następnie użyć funkcję i wybrać metodę operacji.

Użytkownik ma możliwość wykonania operacji grupowych:

  1. Przypisania do innego użytkownika
  2. Przypisania cech i określenia metody ich przypisania
  3. Oznaczenia jako SPAM – zmiana statusu na Anulowany
  4. Zablokowania
  5. Odblokowania

Zapytania do CREAM mogą trafić za pomocą skonfigurowanej skrzynki przychodzącej i za pomocą reguł zapytań jak również użytkownik ma możliwość manualnego dodania.

Użytkownik ma możliwość wyboru kolumn, które chce widzieć na widgecie Zapytania oczekujące. Aby użyć tej funkcji należy kliknąć w ikonę . Należy pamiętać, że wybrany zestaw kolumn jest zapamiętywany w przeglądarce. Użytkownik ma również możliwość dodania kolumn z cechami [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Zapytania – jak dodać manualnie zapytanie do systemu?

Aby dodać nowe zapytanie należy użyć funkcji Utwórz zapytanie .

Uzupełnić podstawowe informacje:

  1. Tytuł – nazwa zapytania.
  2. Zgłaszający – użytkownik ma możliwość dodania nowej osoby za pomocą ikony lub wybrać osobę, która już znajduje się w książce kontaktowej.
  3. Opis – ważne szczegóły lub informacje dotyczące zapytania.
  4. Przypisany do – nie jest to wymagane pole, ale wprowadzić osobę do której będzie przypisane zapytanie.

Uzupełnić pozostałe informacje:

  1. Cechy – w przypadku gdy cechy zostały uprzednio wprowadzone przez administratora systemu CREAM istnieje możliwość ich wyboru.
  2. Załączniki

Wprowadzone dane zapisać za pomocą przycisku Zapisz lub automatycznie Zająć się.

Zapytania – czy można usunąć zapytanie?

Zapytania nie można usunąć. Użytkownik ma możliwość tylko anulowania/oznaczenia zapytania jako SPAM.

Zapytania – czy można edytować zapytanie?

Zapytania nie można edytować.

Zapytania – pasek akcji

Nazwa klawisza Opis
Odblokuj Zapytanie jest automatycznie blokowane przez użytkownika przed innymi użytkownikami systemu. Funkcja ta pozwala na nie powielanie pracy. Po przez kliknięcie w Odblokuj system umożliwi udostępnienie innym użytkownikom zapytanie.
Zmień wnioskodawcę Zmiana zgłaszającego zapytanie. Możliwość dodania zgłaszającego z książki kontaktowej lub dodanie nowego kontaktu.
Transfer Przekierowanie według cech do innej osoby, zespołu.
Utwórz sprawę Na podstawie zapytania tworzona jest sprawa.
Dołącz Dodanie zapytania do sprawy, która już istnieje, ale pod warunkiem, że ma status Otwarty lub W trakcie.
Przypisz do Przypisanie zapytania do innego użytkownika lub do samego siebie.
Komentuj Dodawanie komentarza do zapytania.
Anuluj/SPAM Za pomocą tego przycisku użytkownik usuwa zapytanie z listy zapytań.
Wznów Użytkownik ma możliwość wznowienia zapytania.

Zapytania – statusy

  1. Otwarty – oznacza, że żaden z użytkowników systemu nie rozpoczął pracy nad zapytaniem.
  2. W trakcie – użytkownik rozpoczął pracę nad zapytaniem tworząc sprawę, której jeszcze nie rozwiązał.
  3. Zakończony – obsługa zapytania została zakończona.
  4. Wznowiony – przywrócone zapytanie, które wcześniej miało status Zakończony lub Anulowany.
  5. Anulowany – status ten pokazuje, że zapytanie zostało Anulowane bądź oznaczone jako SPAM.

Zapytania – dołączanie, przeniesienie, odłączanie

Dołączanie zapytania
Zapytanie może być dołączone do sprawy na dwa sposoby: po przez utworzenie sprawy dla zapytania lub po przez reguły.

  1. Użytkownik może dołączyć wybrane zapytanie z widoku sprawy.
  2. Użytkownik może dołączyć zapytanie do wybranej sprawy, która nie została zakończona z widoku zapytania.
  3. W momencie dołączenia zapytania do sprawy, zmienia się status na W trakcie

Przenoszenie zapytania
Jeśli zapytanie zostało niepoprawnie dołączone do zapytania to użytkownik ma możliwość przeniesienia zapytania z bieżącej sprawy i dołączenie do właściwej sprawy.

  1. Zarchiwizowane zapytania nie mogą być przeniesione.
  2. Użytkownik może przenieść zapytania, które posiadają status Zakończony lub Anulowany.
  3. Zablokowane zapytania mogą być przeniesione.
  4. Informacja o przenoszeniu znajdzie się w Strumieniu oraz w zakładce Historia.

Odłączanie zapytania
Niepoprawnie dołączone zapytanie można odłączyć.

  1. Zarchiwizowane zapytania nie mogą być przeniesione.
  2. Użytkownik może przenieść zapytania, które posiadają status Zakończony lub Anulowany.
  3. Zablokowane zapytania mogą być przeniesione.
  4. Informacja o przenoszeniu znajdzie się w Strumieniu oraz w zakładce Historia.

Ustawienia systemu

Jak dodać logo organizacji lub firmy do systemu?

Aby dodać logo organizacji lub firmy przejdź do Konfiguracji, a następnie z rozwijanej listy wybierz Ustawienia systemu. Kliknij w przycisk edycji .

Wybierz grafikę dużegomałego logo.

Użytkownik ma możliwość wyboru języka obsługi systemu oraz motywu graficznego interfejsu.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Ustawienia modułów – co jest czym?

Nazwa Kod Przykładowa wartość Opis
Activities activities.lockChangeStatus false lub true Po otwarciu aktywności zmiana statusu na W trakcie
Activities activities.lockTimeoutMinutes 30 Czas blokady aktywności podawany w minutach
Activities activities.archivingPeriod PT3M Czas po jakim aktywność jest archiwizowana
ActivityDefinitions activityDefinition.traits Dictionary:Language Cechy wykorzystywane w definicjach aktywności
Base party.timezone UTC Strefa czasowa
Base party.appTitle CREAM for Smith&Smith Ltd. Nazwa zakładki przeglądarki
Base party.name Nazwa strefy
Base party.disclaimer Test Version Tekst wyświetlany w stopce w panelu logowania
Base ui.listLayout table Widok wyświetlanych danych
Base ui.datetimeFormat Format wyświetlanej daty i czasu
Base ui.defaultAddAction Cases Domyślna akcja dla przycisku Dodaj w głównym panelu nawigacyjnym CREAM
Base bulk.key.size.limit 1000 Maksymalna liczba elementów w wykonywaniu operacji masowych
Base party.email.timezone UTC Domyślna strefa czasowa wykorzystwana w notyfikacjach email
Base party.email.activity.link Link kierujący bezpośrednio do aktywności w notyfikacjach email
Base party.resetPassword.enabled true Parametr określający czy użytkownik może odzyskać hasło. Opcja zalecana dla kont typu lokalny.
Base party.resetPassword.tokenExpiration P3D Okres ważności tokena.
Base party.baseUrl Link kierujący do systemu. Wykorzystywany w procesie odzyskiwania hasła.
Campaigns campaign.traits Dictionary:Language Cechy wykorzystywane w kampaniach
Campaigns outboundContact.language Dictionary:Language Wybór języka na widgecie Record outbound contact
Campaigns outboundContact.channel Dictionary:Channel Wybór kanału na widgecie Record outbound contact
CareCases caseDefinition.createCaseTraitFilter Dictionary:Service Filtr w postaci drzewa wykorzystywany podczas tworzenia manualnie sprawy na podstawie zapytania
CareCases caseDefinition.traits Dictionary:Language Cechy wykorzystywane w definicjach spraw
Cases case.archivingPeriod P3M Czas po którym sprawy ze statusem Zakończony lub Anulowany archiwizują się
Cases cases.lockTimeoutMinutes 30 Czas blokady sprawy podawany w minutach
Cases cases.lockChangeStatus false Po otwaricu/zablokowaniu sprawy zmiana statusu z Otwarty na W trakcie
ContactBook cbe.indexedMetadata
ContactBook cbe.mergeDisabled false Możliwość ukrycia funkcji łączenia kontaktów w Książce kontaktowej.
Customer customer.traits Dictionary:Language Cechy wykorzystywane w książce kontaktowej
Employees team.maxSupervisors 2 Maksymalna liczba kierowników przypisanych do jednego zespołu
Employee employee.maxTeams 5 Maksymalna ilość zespołów przypisanych do jednego użytkownika
Employee employee.traits Dictionary:Service Cechy przypisane do pracowników/użytkowników
Requests request.archivingPeriod P3M Czas po którym zapytania ze statusem Zakończony lun Anulowany archiwizują się
Requests request.lockTimeoutMinutes 30 Czas blokady zapytania podawany w minutach
Requests request.traits Dictionary:Service Cechy wykorzystywane w zapytaniach
Security ldapDomain Domena serwera
Security ldapHost Host serwera
Security ldapSearchBase Baza serwera
Security ldapInADMode
Support support.unassignOnUnlock true Po odblokowaniu sprawy pole „Przypisany do” zostaje puste
Widgets widget.traits Dictionary:Service Cechy przypisane do widgetów

Jak zmienić wartość w Ustawieniach modułów?

Aby zmienić wartość w Ustawieniach modułów należy kliknąć w odpowiednie pole, a następnie wprowadzić właściwą wartość.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Słowniki

Słowniki – jak dodać nowy słownik?

Pierwszym etapem jest dodanie nowego słownika aby dodać należy użyć funkcji Dodaj słownik

System przejdzie do kreatora dodawania nowego słownika.

Wprowadzić wymaganą Nazwę słownika. Kodutworzy się taki sam jak podana wyżej nazwa. Istnieje możliwość edytowania kodu. Należy jednak pamiętać aby kod się nie powtarzał, był unikalny.

Poniżej wprowadzić pozycje do słownika. Wpisać wartość, podobnie jak z kodem dla słownika tak i kod dla pozycji utworzy się taki sam jak nazwa pozycji. Aby dodać pozycję do słownika należy użyć klawisza – dodaj. Pozycje dodaną do słownika można przesuwać do pożądanego miejsca w hierarchii drzewa, wystarczy złapać wybrany obiekt i puścić w wybranym miejscu.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Drugim etapem jest wprowadzenie słownika do ustawień systemu.

Przejść do zakładki Konfiguracje, z rozwijanej listy wybrać Ustawienia systemu. W ustawieniach modułów wprowadzić słownik jako wartość.

Aby dodać cechę należy kliknąć jednokrotnie w kolumnę wartość.

W polu wartość wprowadzić słownik – Dictionary:ABC, gdzie ABC to kod słownika. Należy pamiętać aby nie używać spacji pomiędzy dwukropkiem, a oddzielać kolejne wartości przecinkiem. Dla przykładu – Dictionary:KOD1, Dictionary:KOD2.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Słowniki – czy można wgrać plik ze słownikiem do systemu?

Tak, można.

Aby wgrać plik ze słownikiem należy użyć przycisku . Dopuszczalny format pliku przyjmowany przez system to .json.

Definicje raportów

Definicje raportów

Ten artykuł jest w trakcie opracowania.

Skrzynki pocztowe

Jak dodać skrzynkę poczty przychodzącej?

Aby dodać należy użyć funkcji Dodaj skrzynkę pocztową

System przejdzie do kreatora dodawania skrzynki pocztowej.

  1. W podstawowych informacjach wprowadzić: nazwę konta pocztowego, email, login oraz hasło.
  2. Zaznaczyć checkbox Włącz przy skrzynce przychodzącej – Inbox.
  3. Wprowadzić serwer IMAP oraz numer portu.
  4. Zaznaczyć lub nie checkbox SSL.
  5. Ostatnie sprawdzenie – pozostawić date i godzinę, która się wyświetla.
  6. Oryginalne wiadomości – Pozostaw bez zmian, Oznacz jako przeczytane, Usuń.
  7. Wyświetlić foldery do synchronizacji za pomocą przycisku Wyświetl.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Jak dodać skrzynkę poczty wychodzącej?

Aby dodać należy użyć funkcji Dodaj skrzynkę pocztową

System przejdzie do kreatora dodawania skrzynki pocztowej.

  1. W podstawowych informacjach wprowadzić: nazwę konta pocztowego, email, login oraz hasło.
  2. Zaznaczyć checkbox Włącz przy skrzynce wychodzącej – Outbox.
  3. Wprowadzić serwer SMTP oraz numer portu.
  4. Zaznaczyć lub nie checkbox SSL.
  5. Nie zaznaczać checkboxu przy Użyj do powiadomień.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Jak dodać skrzynkę poczty wychodzącej dedykowaną dla powiadomień?

Aby dodać należy użyć funkcji Dodaj skrzynkę pocztową

System przejdzie do kreatora dodawania skrzynki pocztowej.

  1. W podstawowych informacjach wprowadzić: nazwę konta pocztowego, email, login oraz hasło.
  2. Zaznaczyć checkbox Włącz przy skrzynce wychodzącej – Outbox.
  3. Wprowadzić serwer SMTP oraz numer portu.
  4. Zaznaczyć lub nie checkbox SSL.
  5. Zaznaczyć checkbox Użyj do powiadomień.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Schematy numeracji

Schematy numeracji

Schematy numeracji określają w jaki sposób numerowane będą:

  1. Aktywności
  2. Sprawy
  3. Kampanie
  4. Klienci
  5. Zamówienia
  6. Produkty
  7. Zapytania

Schemat może się składać z sekwencji, roku, miesiąca, dnia oraz tekstu. Użytkownik ma możliwość określenia jaki będzie separator pomiędzy symbolami.

Proxy

Proxy

Ten artykuł jest w trakcie opracowania.

Uprawnienia

Domyślne role w systemie CREAM

  1. Application administrator
  2. Business administrator
  3. Employee
  4. Campaign admin
  5. Marketer
  6. Activity manager
  7. Case manager
  8. System administrator
  9. Voip user
  10. Voip admin
  11. CAP user

Lista uprawnień

  1. Zarządzanie użytkownikami
  2. Przegląd użytkowników
  3. Zarządzanie skrzynkami pocztowymi
  4. Zarządzanie numeracją
  5. Zarządzanie widgetami
  6. Zarządzanie pracownikami
  7. Zarządzanie aplikacją
  8. Zarządzanie preferencjami systemu
  9. Przegląd ustawień systemu
  10. Zarządzanie tłumaczeniami
  11. Przegląd pulpitów
  12. Przegląd kampanii
  13. Zarządzanie kampaniami
  14. Przegląd pracowników
  15. Przegląd zespołów
  16. Zarządzanie zespołami
  17. Zarządzanie regułami zapytań
  18. Zarządzanie zapytaniami
  19. Przegląd kontaktów
  20. Zarządzanie kontaktami
  21. Przegląd zasobów
  22. Zarządzanie zasobami
  23. Przegląd skrzynek pocztowych
  24. Zarządzanie definicjami aktywności
  25. Przegląd definicji aktywności
  26. Zarządzanie aktywnościami
  27. Przegląd aktywności
  28. Zarządzanie sprawami
  29. Przegląd spraw
  30. Zarządzanie definicjami spraw
  31. Przegląd definicji spraw
  32. Przegląd schematów numeracji
  33. Zaloguj jako użytkownik
  34. Użytkowanie VOIP
  35. Zarządzanie VOIP
  36. Dostęp do moich aktywności
  37. Dostęp do moich zapytań
  38. Dostęp do moich spraw
  39. Zarządzanie regułami spraw
  40. Przegląd zapytań
  41. Zarządzanie subskrypcjami
  42. Użytkowanie subskrypcji
  43. Zarządzanie moimi kontaktami
  44. Wyświetlanie moich kontaktów
  45. Zarządzanie pulpitami
  46. Dostęp do portalu klienta

Pulpity

Lista pulpitów

Użytkownik ma możliwość modyfikacji pulpitów po przez wybieranie widgetów z listy. Pulpity jakie można zmieniać to:

  1. cbeViewDashboard – pulpit dla osoby/organizacji w książce kontaktowej.
  2. changeRequestor – pulpit wykorzystywany w Zapytaniach, pojawia się w opcji zaawansowanej w momencie kliknięcia w przycisk Zmień wnioskodawcę.
  3. customDetailsActivityView – konfigurowanie własnej dedykowanej sekcji Szczegóły w aktywnościach.
  4. customDetailsCaseView – konfigurowanie własnej dedykowanej sekcji Szczegóły w sprawach.
  5. customDetailsCbeView – konfigurowanie własnej dedykowanej sekcji Szczegóły w książce kontaktowej.
  6. customParticipantHistoryTabCaseView – konfigurowanie dedykowanej sekcji Historia w sprawach.
  7. employeeViewDashboard – pulpit znajdujący się w podglądzie na pracowniku.
  8. genericCaseViewDashboard – dodatkowy wyświetlany pulpit dedykowany dla każdej sprawy.
  9. homeDashboard – pulpit globalny wyświetlający się po zalogowaniu.
  10. myActivities – dedykowany dla aktywności.
  11. myCampaigns – dedykowany dla kampanii marketingowych.
  12. myCases – dedykowany dla spraw.
  13. myContacts – dedykowany dla książki kontaktowej.
  14. requestorDashboard – informacje o osobie zgłaszającej w zapytaniu.
  15. requestsDashboard – pulpit z zapytaniami.

Modyfikacja głównego pulpitu dostępnego dla wszystkich użytkowników

Aby zmodyfikować główny pulpit należy przejść do Konfiguracji, a następnie z rozwijanej listy wybierać Pulpity.

Przejdź do edycji homeDashboard.

Z listy znajdującej się po prawej stronie przeciągnąć do konfiguratora właściwy widget.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Widgety

Lista domyślnych widgetów w systemie

  1. Activity Time Tracking – widget służący do monitorowania aktywności.
  2. Awaiting Activities – lista aktywności oczekujących.
  3. Calendar – aktywności znajdujące się na kalendarzu.
  4. Case Time Tracking Summary – widget sumujący czas poświęcony klientowi, współpracujący z widgetem Activity Time Tracking.
  5. Contact Cases – lista spraw powiązana z kontaktem.
  6. Contact Requests – lista zapytań powiązana z kontaktem.
  7. Create Contact from Lead – możliwość dodania utworzenia wpisu do książki kontaktowej z danych potencjalnego klienta dostępnego na liście odbiorców kampanii.
  8. IP Geo Location – możliwość wyszukania po adresie IP lokalizacji.
  9. My Contacts – podgląd na kontakty użytkownika.
  10. Open Activities – widget zawierający wszystkie aktywności.
  11. Open Campaigns – dotyczy kampanii użytkownika.
  12. Open Cases – dotyczy spraw użytkownika.
  13. Open Requests – podgląd na zapytania.
  14. Pending Activities Report – Global – raport przedstawiający aktywności ze statusem W trakcie.
  15. Pending Activities Report – Manager – raport przedstawiający aktywności ze statusem w trakcie, dedykowany dla managera.
  16. Pending Campaign Activities Report – Agent – raport przedstawiający aktywności powiązane z kampaniami, dedykowany dla agenta.
  17. Pending Campaign Activities Report – Global – raport przedstawiający aktywności powiązane z kampaniami.
  18. Pending Campaign Activities Report – Manager – raport przedstawiający aktywności powiązane z kampaniami, dedykowany dla managera.
  19. Pending Campaign Cases Report – Agent- raport przedstawiający sprawy powiązane z kampaniami, dedykowane dla agenta.
  20. Pending Campaign Cases Report – Global – raport przedstawiający sprawy powiązane z kampaniami.
  21. Pending Campaign Cases Report – Manager – raport przedstawiający sprawy powiązane z kampaniami, dedykowane dla managera.
  22. Pending Cases Report – Global – raport przedstawiający sprawy ze statusem W trakcie.
  23. Pending Cases Report – Manager – raport przedstawiający sprawy ze statusem W trakcie, dedykowany dla managera.
  24. Pending Requests Report – Global – raport zbiorczy zawierający informacje o zapytaniach ze statusem W trakcie.
  25. Pending Requests Report – My Teams – raport zbiorczy zawierający informacje o zapytaniach ze statusem W trakcie.
  26. Record Outbound Contact – widget umożliwiający zapisywanie wychodzących rozmów.
  27. Send Email – możliwosć wysyłki wiadomości e-mail.
  28. Stream – strumień aktywności.
  29. System Diagnostics – diagnostyka systemu CREAM.
  30. Team Work Report – raport przedstawiający pracę zespołu kierownika.
  31. View Campaign Details – podgląd na szczegóły kampanii.
  32. VoIP Credentials Setup – konfiguracja VOIP dla użytkownika.

Tłumaczenia

Tłumaczenia

Ten artykuł jest w trakcie opracowania.

Reguły zapytań

Czym jest reguła zapytań?

Reguły pomagają w utworzeniu zapytania lub nawet i sprawy na podstawie zapytania. Reguły przetwarzają zapytania w określonej kolejności. Dzięki tej funkcji w systemie cechy mogą zostać automatycznie przypisane do zapytania oraz klient ma możliwość otrzymania informacji zwrotnej (wiadomości autoresponder).

Jak dodać regułę zapytania?

W systemie są dwa sposoby na dodanie reguły:

  1. Przejście do Zapytań, a kolejno kliknięcie na  i wybranie z listy pozycji Reguły zapytań
  2. Przejście do Konfiguracji następnie Ustawień systemu. W sekcji Ustawienia modułów w kategorii Wsparcie wybrać Reguły zapytań.

Po wyborze jednej z powyższych opcji użytkownik ma możliwość utworzenia reguły zapytań gdzie obowiązkowymi polami jest podanie nazwy reguły i wybranie przynajmniej jednego warunku.

Formularz dodawania nowej reguły składa się z:

  1. Nazwa – nazwa reguły widoczna na liście wszystkich reguł.
  2. Kanał/dostawca – użytkownik powinien wybrać jeden z możliwych kanałów i dostawcę:
    1. Kanał – email, telefon, formularz kontaktowy, ręczne, czat, Portal Klienta.
    2. Dostawca – standardowy skaner email.
  3. Użytkownik wprowadzający dane musi określić czy reguła ma spełniać wszystkie wprowadzone warunki czy też dowolny.
  4. Warunki:
  5. Pole Typ
    Nagłówek maila ‚From’ Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Nagłówek maila ‚To’ Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Dane e-mail Dopasuj sprawę
    Do (ID) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Temat Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Treść Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Od (ID) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Od (Nazwa) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Od (Host) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Cechy zgłaszającego Dopasuj wszystkie, Dopasuj dowolny
    Liczba zapytań zgłaszającego Różny od, Równa się, Większy niż, Większy lub równy, Mniejszy niż, Mniejszy lub równy

W sekcji Akcje użytkownik ma możliwość:

  1. Określenia rangi czyli pozycji na jakiej ma się znaleźć zapytanie.
  2. Zaktualizowania cech – system przetworzy zapytanie o wybraną regułę (warunki w niej znajdujące się) i przypisze wybrane cechy.
  3. Wprowadzenia Autorespondera.
  4. Zadecydować czy system ma nie przetwarzać zapytań o regułę.
  5. Anulowania – wybierając tę opcje system zmieni status zapytania na Anulowany.
  6. Utworzenia sprawy i wybrania na podstawie której definicji ma sprawa się utworzyć.

Zapisz wprowadzone dane za pomocą przycisku Zapisz.

Autoresponder

W systemie CREAM istnieje możliwość skonfigurowania autorespondera, system wysyła automatycznie odpowiedź na przychodzące zapytania. Klienci mogą otrzymać potwierdzenie otrzymania zapytania.
Aby skonfigurować tą funkcję użytkownik musi zaznaczyć Autoresponder, następnie wybiera Email outbox, wprowadza Temat oraz dodaje jeden załącznik z szablonem HTML.

Szablon HTML

Szablon może być wykorzystywany w:

  1. autoresponderze,
  2. widgecie Wyślij Wiadomość (SendMail).

Nazwa pliku powinna składać się z nazwa.tpl.html. Jeśli do definicji aktywności został dodany więcej niż jeden plik z szablonem to użytkownik może wybrać szablon z listy rozwijalnej.

Istnieje kilka „symboli zastępczych” (placeholderów), które można zastąpić takimi danymi jak:

  1. $agent$ – nazwa użytkownika
  2. $name$ – zgłaszający lub uczestnik o ile jest dodany w książce kontaktowej lub nazwa nadawcy zapytania jeśli nie znajduje się w książce kontaktowej
  3. $request_content$ – treść zapytania
  4. $currentDate$ – bieżąca data, np. 01-01-2019
  5. $currentYear$ – bieżący rok, np. 2019
  6. $currentMonthNr$ – bieżący miesiąc, numer, np. 3
  7. $currentMonthName$ – bieżący miesiąc, nazwa np. Marzec
  8. $currentWeekdayName$ – bieżący dzień tygodnia np. Poniedziałek
  9. $currentDay$ – bieżący dzień, np. 19
  10. $tenantName$ – nazwa tenanta np. system-cream

Konserwacja

Konserwacja

Ten artykuł jest w trakcie opracowania.

Kontakty

Książka kontaktowa – udogodnienia dla użytkownika

Zakładka Moje kontakty – zawiera w sobie kontakty do których użytkownik jest przypisany.

Zakładka Wspierane – prezentuje wszystkie kontakty, których opiekunem jest użytkownik.

Zakładka Moje zespoły dedykowana jest dla kierownika zespołu.

Zakładka Wszystkie

Aby ograniczyć widok wyświetlanych pozycji w zakładkach użytkownik może skorzystać w opcji filtrowania według: Nazwy, Numeru, Relacji, Typu, Miasta, Państwa, Utworzonego, Aktualizowanego oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Widok wyświetlanych kontaktów można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę . Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku .

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Nazwy, Przypisanego użytkownika, Aktualizacji oraz Daty utworzenia.

Po przez rozwijaną listę nagłówka użytkownik ma możliwość przejścia do listy wszystkich kontaktów w systemie.

Użytkownik ma możliwość wyboru kolumn, które chce widzieć na widgecie Moje kontakty. Aby użyć tej funkcji należy kliknąć w ikonę . Należy pamiętać, że wybrany zestaw kolumn jest zapamiętywany w przeglądarce. Użytkownik ma również możliwość dodania kolumn z cechami [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Książka kontaktowa – jak dodać nową pozycje?

Aby dodać nowy kontakt należy użyć przycisku Dodaj kontakt

  1. Podstawowe informacje:
    1. Typ – użytkownik ma do wyboru osobę lub organizację
    2. Imię Nazwisko Stanowisko lub Nazwa
    3. Zdjęcie/logo [opcja dodatkowa]
    4. Dane kontaktowe [opcja dodatkowa] – email, komórka, telefon, Skype, fax, strona WWW
    5. Internet [opcja dodatkowa] – Facebook, LinkedIn, Twitter, GooglePlus
    6. Dane firmowe [opcja dodatkowa] – NIP, konto bankowe
    7. Lokalizacje [opcja dodatkowa] – wprowadzenie adresu służbowego, domowego lub innego.
  2. Dodaj relacje [opcja dodatkowa]
    1. Klient – określenie danych związanych z klientem
    2. Partner – kontakt może być partnerem
  3. Cechy [opcja dodatkowa]
    1. W przypadku gdy cechy zostały uprzednio wprowadzone przez administratora systemu CREAM istnieje możliwość ich wyboru.
  4. Pozostałe informacje
    1. Przypisany do – wybrany kontakt może być przypisany tylko do jednej osoby
    2. Organizacja – opcja dostępna przy wyborze typu kontaktu osoba
    3. Opiekunowie – lista osób, które mogą zobaczyć oraz edytować kontakt podobnie jak główna osoba przypisana do kontaktu. Dodatkowo osoby te dostają powiadomienia o dokonanych zmianach kontaktu.
    4. Kontakty – opcja dostępna przy wyborze typu kontaktu organizacja
    5. Jednostki nadrzędne – opcja dostępna przy wyorze typu kontaktu organizacja
    6. Opis – opcja dodatkowa, puste pole z możliwością wrzucenia luźnego tekstu
    7. Załącznik

Wprowadzone dane zapisać za pomocą przycisku Zapisz.

Wszelkie informacje wprowadzane przy kontakcie w razie późniejszej potrzeby są edytowalne!

Książka kontaktowa – czy można edytować wcześniej dodany kontakt?

Użytkownik z uprawnieniem Zarządzanie moimi kontaktami lub Zarządzanie kontaktami ma możliwość edycji kontaktu.

Aby przejść do edycji należy użyć jednej z poniższych opcji na widgecie Moje kontakty:

  1. Kliknąć w Nazwę kontaktu, a następnie w ikonę edycji .
  2. Przy wybranej pozycji kliknąć w , a kolejno z rozwijanej listy wybrać Edytuj.

Książka kontaktowa – czy można usunąć kontakt?

W przypadku gdy do kontaktu została przypisana aktywność, sprawa, zapytanie lub zamówienie – nie ma możliwości usunięcia takiego kontaktu.

Książka kontaktowa – co widać na podglądzie wybranego kontaktu?

Aby przejść do szczegółów kontaktu należy kliknąć na nazwę kontaktu. Pojawią się szczegóły – podstawowe informacje o kontakcie, jaki użytkownik dodał, zaktualizował, kto jest opiekunem kontaktu i do kogo jest przypisany.

Domyślnie dla kontaktu przypisany jest pulpit zawierający w sobie widget Wyślij wiadomość. Każdy z użytkowników może przeglądać aktywności, sprawy, zapytania. W większości z tych zakładek istnieje możliwość filtrowania. Kolejną opcją jest dodawanie komentarza.

Wyświetlanie zakładek jest uzależnione od posiadanej licencji.

Użytkownik ma możliwość wyboru kolumn, które chce widzieć w zakładkach Aktywności, Sprawy, Zapytania. Aby użyć tej funkcji należy kliknąć w ikonę . Należy pamiętać, że wybrany zestaw kolumn jest zapamiętywany w przeglądarce. Użytkownik ma również możliwość dodanie kolumn z cechami [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Użytkownik przeglądający kontakt ma możliwość podglądu na zakładkę Historia, w której znajdzie najważniejsze zmiany jakie zostały wprowadzane podczas edycji.

Klikając na adres email system przeniesie użytkownika do widgetu z którego jest możliwość wysłania wiadomości. Należy wybrać skrzynkę pocztową, uzupełnić temat oraz treść wiadomości, dodatkową opcją jest możliwość dodania załącznika.

Książka kontaktowa – możliwość łączenia zduplikowanych kontaktów

Funkcjonalność, która pomaga w łączeniu zduplikowanych kontaktów, takich jak osoba bądź organizacja. Po kliknięciu na przycisk Połącz użytkownik będzie miał możliwość odszukania zduplikowanego kontaktu za pomocą filtrów: Nazwa, Numer, Relacja, Miasto, Państwo Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM]. Użytkownik po wskazaniu właściwego kontaktu będzie miał do wyboru dwie metody połączenia kontaktów – Ręcznie lub Automatycznie. W przypadku pierwszej metody to użytkownik decyduje, które dane mają trafić do kontaktu wynikowego. Natomiast w przypadku metody Automatycznej to system tworzy sumę wszystkich danych.

Po poprawnym połączeniu dwóch kontaktów użytkownik dostanie potwierdzenie, ze łączenie zostało zakończone. W przypadku gdy połączenie dwóch kontaktów nie powiodło się to należy zapoznać się z ograniczeniami bądź skontaktować się z Działem Wsparcia.

Ograniczenia przy łączeniu kontaktów:

  1. Łączenie osób i organizacji nie jest dozwolone.
  2. Kontakty, które są przypisane do organizacji nie mogą być połączone.
  3. Łączenie dwóch kontaktów typu pracownik nie jest dozwolone.

Dostęp do Portalu Klienta

Portal Klienta to punkt dostępu dla klientów CREAM, dający możliwość optymalizacji komunikacji i wymiany danych pomiędzy CREAM, a jego klientami. Klient mający dostęp do Portalu musi być zarejestrowany w systemie za pomocą unikalnej nazwy użytkownika i hasła. Proces rejestracji Klienta jest wykonywany przez pracownika korzystającego z systemu CREAM.

Klient po zalogowaniu do Portalu ma dostęp do: profilu klienta, pulpitu z informacjami początkowymi, swoich spraw. Dodatkowo Klient ma możliwość wysłania zapytania.

Kampanie

Udogodnienia dla użytkownika korzystającego z kampanii

Aby ograniczyć widok wyświetlanych kampanii użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Nazwy, Numeru, Statusu, Kategorii kampanii, Daty rozpoczęcia, Daty zakończenia, Utworzony, Aktualizacja oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Nazwy, Numeru, Daty rozpoczęcia, Daty zakończenia, użytkownika Przypisanego do oraz Aktualizacji.

Lista kampanii dzieli się na kilka zakładek:

  1. Do zrobienia
  2. Moje zespoły – kampanie prowadzone przez podwładnych, zakładka dostępna tylko dla kierowników.
  3. Wszystkie
  4. Widok wyświetlanych kampanii można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

    Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku .

    Przy widoku wszystkich kampanii użytkownik ma możliwość wykonania operacji grupowych:

    1. Masowe sprawozdanie – evaluationReport.csv – przedstawia kontakty z klientem jeśli agent użyje statusu Udany lub Nieudany na widgecie Rezultat kontaktu.
    2. Masowe sprawozdanie pełne – fullEvaluationReport.csv – raport pokazuje wszelkie kontakty z klientem w ramach kampanii [status – Udany, Nieudany, Brak].

Jak dodać do systemu nową kampanię?

Dodawanie nowej kampanii do systemu składa się z kilku etapów:

  1. Pierwszy etap – wprowadzenie odpowiedzi, które są użytecznym elementem w procesie realizowania kampanii.
  2. Drugi etap – dodanie kategorii kampanii, która opisuje kampanie tego samego typu, ułatwia ich zarządzaniem oraz zawiera w sobie wcześniej dodane odpowiedzi do systemu.
  3. Trzeci etap – utworzenie kampanii na podstawie kategorii oraz definicji spraw.
  4. Opcjonalnie – dodanie szablonów, które ułatwiają prowadzenie podobnych do siebie kampanii.

Więcej na temat procesu dodawania nowej kampanii znajdziesz w artykule Nowa kampania – proces.

Jak dodać szablon kampanii?

Tworzenie nowej kampanii jest szybsze dzięki wykorzystaniu szablonu kampanii.

W takim przypadku wystarczy wprowadzić wymaganą Nazwę kampanii. Pozostałe elementy takie jak – Kategoria kampanii, Definicja sprawy, Wnioskodawca, Opis, wybór Cechy oraz pozostałe informacje [Nagroda, Wytyczne komunikacyjne, Scenariusze] – to opcje dodatkowe, które nie są wymagane w trakcie dodawania nowego szablonu kampanii.

Aby dodać nowy szablon należy skorzystać z jednej z dwóch poniższych opcji:

  1. Przejście do Kampanii, a kolejno kliknięcie na  i wybranie z listy pozycji Szablony kampanii.
  2. Przejście do Konfiguracji następnie Ustawień systemu. W sekcji Ustawienia modułów w kategorii Marketing wybrać Szablony kampanii.

Jak dodać kategorię kampanii?

Aby dodać kategorię należy skorzystać z jednej z dwóch poniższych opcji:

  1. Przejście do Kampanii, a kolejno kliknięcie na  i wybranie z listy pozycji Kategorię kampanii.
  2. Przejście do Konfiguracji następnie Ustawień systemu. W sekcji Ustawienia modułów w kategorii Marketing wybrać Kategorię kampanii.

W podstawowych informacjach uzupełnić wymagane pole z Nazwą.

Następnie wybrać możliwe odpowiedzi poprzez wpisanie początku nazwy Odpowiedzi w pustym polu lub wyszukanie za pomocą przycisku , a następnie zaznaczenie checkboxu przy nazwie odpowiedzi.

W pozostałych informacjach pojawią się wybrane odpowiedzi. Jeśli wskazane odpowiedzi zostały omyłkowo wprowadzone należy je usunąć za pomocą ikony kosza znajdującej się przy nazwie odpowiedzi.

Wprowadzone dane zapisać za pomocą przycisku Zapisz.

Jak dodać odpowiedzi?

Aby dodać odpowiedzi należy skorzystać z jednej z dwóch poniższych opcji:

  1. Przejście do Kampanii, a kolejno kliknięcie na  i wybranie z listy pozycji Odpowiedzi.
  2. Przejście do Konfiguracji następnie Ustawień systemu. W sekcji Ustawienia modułów w kategorii Marketing wybrać Odpowiedzi.

W formatce dodawania Odpowiedzi wprowadzić nazwę Odpowiedzi, następnie wybrać jeden z trzech dostępnym Statusów [Brak, Udany, Nieudany] oraz opcjonalnie umieścić krótki Opis.

Wprowadzone dane zapisać za pomocą przycisku Zapisz.

Pasek akcji znajdujący się przy podglądzie kampanii

Nazwa klawisz Opis Status kampanii przy, którym pojawia się klawisz
Edytuj powiązania Edytowanie przypisanych użytkowników-agentów do kampanii. Otwarta
Wstrzymaj Użytkownik odpowiedzialny za kampanię wstrzymuję ją, ale jest możliwość jej wznowienia. Aktywna
Zamknij Powoduje zamknięcie całej kampanii i zmianę statusu na Zamknięte. Aktywna
Anuluj Użytkownik porzucił kampanię, zmiana statusu na Anulowana. Otwarta, Aktywna, Wstrzymana
Generuj raport System przejdzie do wygenerowania raportu oraz jego pobrania. Aktywna, Zamknięta
Utwórz szablon Na podstawie kampanii jest możliwość dodania szablonu. Publikowanie w trakcie, Otwarta, Aktywna, Wstrzymana, Anulowana, Zamykanie w trakcie, Zamknięta
Zaktualizuj listę docelową Aktualizacja klientów-odbiorców kampanii. Aktywna
Przypisz do Przypisanie kampanii do innego użytkownika lub do samego siebie. Publikowanie w trakcie, Otwarta, Aktywna, Wstrzymana, Anulowana, Zamykanie w trakcie
Wznów Wznawianie wstrzymanej kampanii. Zmiana statusu z Wstrzymana na Aktywna. Wstrzymana
Przerwij Przerywanie procesu publikowania lub zamykania. Publikowanie w trakcie, Zamykanie w trakcie
Subskrypcja raportów Określenie subskrypcji raportów z kampanii [evaluationReport, fullEvaluationReport]. Łączenie spraw z klientem dzienne lub co godzinę. Aktywna

Statusy występujące podczas prowadzenia kampanii

Dodawanie nowej kampanii do systemu składa się z kilku etapów.

Każdy z etapów prowadzenia kampanii otrzymuje jeden ze statusów zaczynając od Szkicu aż do Zamknięcia lub Anulowania.

  1. Szkic – opracowany plan pracy nad kampanią. Możliwość usunięcia lub edycji przez użytkownika.
  2. Otwarta – status pojawia się w momencie gdy kampania nie została opublikowana.
  3. Przetwarzanie listy docelowej
  4. Publikowanie w trakcie – kampania jest w pełni przygotowana oraz publikowana.
  5. Aktywna – agenci pracują nad kampanią. Użytkownik ma możliwość generowania raportu, aktualizacji listy docelowej, ale nie ma możliwości usunięcia kampanii ze statusem Aktywna.
  6. Wstrzymana – status pojawia się gdy kampania chwilowo została wstrzymana i zostanie ponownie przywrócona lub anulowana.
  7. Anulowana – oznacza, że kampania z pewnym powodów została przerwana.
  8. Zamykanie w trakcie – etap zamykania kampanii przy którym użytkownik ma możliwość przerwania zamykania kampanii.
  9. Zamknięta – zakończona kampania.

Pracownicy

Pracownicy – udogodnienia dla użytkownika

Aby ograniczyć widok listy pracowników użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Nazwy, Aktywności w systemie, Zespołu, Państwa, Miasta, Utworzenia, Aktualizacji oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Nazwy, Aktualizacji oraz Daty utworzenia.

Widok listy pracowników można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku .

Aby wykonać operację grupową na pracownikach należy użyć przycisku . Użytkownik ma możliwość wykonania jednej operacji grupowej: przypisania cech.

Użytkownik ma możliwość wyboru kolumn, które chce widzieć w na liście pracowników. Aby użyć tej funkcji należy kliknąć w ikonę . Należy pamiętać, że wybrany zestaw kolumn jest zapamiętywany w przeglądarce. Użytkownik ma również możliwość dodanie kolumn z cechami [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Użytkownik ma możliwość wgrania pliku z danymi pracowników za pomocą przycisku . Dopuszczalny format pliku przyjmowany przez system to .json.

Pracownicy – jak dodać nowego pracownika?

Aby dodać nowego pracownika należy użyć funkcji Dodaj pracownika

  1. Podstawowe informacje:
    1. Imię Nazwisko Stanowisko – wymagana opcja do wprowadzenia.
    2. Zdjęcie – grafika przedstawiająca pracownika.
  2. Pozostałe informacje:
    1. Zespoły – w zależności od ustawień systemu pracownik może być przypisany do jednego lub kilku zespołów.
    2. Email, Telefon – możliwość zdefiniowania kontaktu z pracownikiem.
    3. Adres – możliwość zdefiniowania adresu pracownika.
    4. Cechy [opcja dodatkowa] – W przypadku gdy cechy zostały uprzednio wprowadzone przez administratora systemu CREAM istnieje możliwość ich wyboru.
  3. Ustawienia dostępu:
    1. Utwórz dane uwierzytelniające – nadanie uprawnień.
    2. Rola – wybierz właściwą role.
    3. Uwierzytelnienie – konto lokalne / LDAP
    4. Login – nadanie loginu
    5. Hasło – nadanie hasła
    6. Język – wybór języka systemowego polskiego, angielskiego, niemieckiego, francuskiego, hiszpańskiego, portugalskiego.
    7. Strefa czasowa – czas lokalny lub UTC
    8. Aktywny – aktywność użytkownika w systemie

Wprowadzone dane zapisać za pomocą przycisku Zapisz.

Pracownicy – czy można edytować?

Aby przejść do edycji należy użyć jednej z poniższych opcji na liście pracowników:

  1. Kliknąć w nazwę pracownika, a następnie w ikonę edycji .
  2. Przy wybranej pozycji kliknąć w , a kolejno z rozwijanej listy wybrać Edytuj.

Pracownicy – jak odebrać dostęp pracownikowi do systemu?

Aby zdezaktywować konto pracownikowi należy przejść do edycji kolejno do zakładki Ustawienia dostępu.

Odznaczyć checkbox Aktywny.

Zapisać wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Pracownicy

Zespoły – udogodnienia dla użytkownika

Aby ograniczyć widok zespołów użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Nazwy, Utworzonego zespołu oraz Aktualizacji.

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Nazwy, Aktualizacji oraz Daty utworzenia.

Widok listy zespołów można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku . Jak również wgrać plik zawierający listę zespołów.

Użytkownik ma możliwość wgrania pliku z zespołami za pomocą przycisku . Dopuszczalny format pliku przyjmowany przez system to .json.

Zespoły – jak dodać nowy zespół?

Aby dodać nowy zespół należy użyć funkcji Dodaj zespół

  1. Podstawowe informacje:
    1. Nazwa – nazwa wprowadzanego zespołu.
    2. Członkowie – wprowadzić ilość osób przynależących do zespołu. Ilość członków na jeden zespół należy ustawić w Ustawieniach systemu. Wprowadzić wartość przy kodzie: employee.maxTeams
    3. Kierownicy – zaznaczyć checkbox z przy wybranych nazwiskach. Ilość kierowników na jeden zespół należy ustawić w Ustawieniach systemu. Wprowadzić wartość przy kodzie: team.maxSupervisors
  2. Pozostałe informacje:
    1. Email – kontakt emailowy z zespołem.
    2. Telefon – kontakt telefoniczny z zespołem.
    3. Adres – lokalizacja zespołu.
    4. Godziny pracy – użytkownik dodający zespół ma możliwość zdefiniowania godzin pracy. Jeśli wybrany zespół pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 07:00-15:00 to wystarczy wprowadzić godziny przy haśle Wszystkie, zaznaczyć przy wybranych dniach checkbox, a następnie zaakceptować.

    Wprowadzone dane zapisać za pomocą przycisku Zapisz.

Pozostałe informacje o systemie

Skróty klawiszowe – ogólnie dostępne

  1. K – dodaj komentarz
  2. E – przejdź do edycji
  3. I – pokaż lub schowaj strumień np. na podglądzie sprawy
  4. D – usuń

Skróty klawiszowe – dostępne w oknach modalnych

  1. ESC – zamknij
  2. lewy Alt + S – zapisz wprowadzone zamiany lub komentarz
  3. lewy Alt + R – rozwiąż
  4. lewy Alt + H – zajmij się

Ikony w systemie CREAM

Ikona Nazwa Opis
Widok Zmiana widoku z tabeli na siatkę.
Widok Zmiana widoku z siatki na tabele.
CSV Możliwość pobrania zawartości wybranego widgetu za pomocą pliku CSV.
Sortuj Możliwość różnorodnego sortowania informacji.
Filtry Możliwość wybrania z rozwijanej listy filtrów.
Szukaj Wyszukanie odpowiednich pozycji na liście.
Wyczyść Wyczyszczenie np. pozycji filtrowanych.
Ustaw domyślnie Ustawienie domyślnych filtrów na widgecie Kalendarz.
Więcej informacji Przejście do dodatkowych opcji.
Wróć Przejście do poprzedniego widoku w systemie.
Zapisz Zatwierdzenie lub zapisanie wprowadzanych danych lub zmian.
Edycja Przekierowanie do edycji wybranego elementu.
Usuń Usunięcie wybranego elementu
Informacje Dodatkowe informacje wyświetlane po prawej stornie ekranu jako strumień zmian.
Konfiguracja Dostęp do konfiguracji wybranego elementu.
Operacja grupowa Przejście do formatki wykonania operacji grupowej.
Komentuj Dodanie komentarza do wybranego elementu.
Podgląd Szczegóły oraz dodatkowy opis definicji aktywności.
Wgraj Wgranie pliku do systemu.
Opublikuj Przycisk stosowany np. przy publikacji definicji sprawy.
Archiwizacja Element, który został zarchiwizowany.
Blokada Element, który został zablokowany przez innego użytkownika.
Dodaj kontakt Przejście do kreatora dodawania nowego kontaktu do książki kontaktowej.
Przypomnienie Włącz przypomnienie, przycisk występuje przy dodawaniu spotkania lub przy jego edycji. Użytkownik ma możliwość dodania przypomnienia.
Dodaj pracownika Przejście do kreatora dodawania nowego pracownika.
Dodaj zespół Przejście do kreatora dodawania nowego zespołu.
Dodaj zasób Przejście do kreatora dodawania nowego zasobu.
Utwórz kampanię Przejście do kreatora dodawania nowej kampanii.
Stwórz szablon kampanii System przejdzie do kreatora dodawania nowego szablonu kampanii.
Dodaj kategorię kampanii System przekieruje do kreatora dodawania nowej kategorii kampanii.
Utwórz odpowiedź System przekieruje do dodania nowej odpowiedzi.
Utwórz zapytanie Otwarcie kreatora dodania nowego zapytania.
Dodaj sprawę Otwarcie kreatora dodania nowej sprawy.
Dodaj aktywność Otwarcie kreatora dodania nowej aktywności.
Utwórz regułę zapytań System przekieruje do dodania nowej reguły zapytań.
Utwórz definicje sprawy System przekieruje do dodania nowej definicji spraw.
Utwórz definicje aktywności System przekieruje do dodania nowej definicji aktywności.
Dodaj słownik System przekieruje do dodania nowego słownika.
Dodaj definicje raportu System przekieruje do dodania nowej definicji raportu.
Dodaj skrzynkę pocztową System przekieruje do dodania nowej skrzynki pocztowej.
Dodaj schemat numeracji System przekieruje do dodania nowego schematu numeracji.
Dodaj proxy System przekieruje do dodania nowej listy proxy.
Dodaj rolę System przekieruje do dodania nowej roli.
Dodaj konfiguracje pulpitu System przekieruje do dodania nowej konfiguracji pulpitu.
Dodaj tłumaczenie System przekieruje do dodania nowego tłumaczenia.

Pulpit – co użytkownik widzi domyślnie?

Użytkownik CREAM ma możliwość dostosowania do własnych potrzeb pulpitu wykorzystując z dostępnej bazy widgety. Logując się po raz pierwszy do systemu użytkownik domyślnie widzi trzy widgety – Kalendarz, Co nowego? oraz Oczekujące aktywności.

Kalendarz wyświetla wszystkie archiwalne i zaplanowane aktywności użytkownika. Kalendarz można przełączać na jeden z widoków – Harmonogram, Dzień, Tydzień, Miesiąc lub Plan dnia.

Użytkownik ma możliwość filtrowania kalendarza według:

  1. Właściciela, którym może być klient, pracownik, zasób lub zespół.
  2. Statusu – Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Zakończony, Anulowany, Wznowiony, Przełożony.
  3. Kolorystyki – priorytetu [zielony – priorytet niski, niebieski – normalny, czerwony – wysoki] oraz oryginalnie ustalonego koloru aktywności.
  4. Weekendu – użytkownik ma możliwość ukrycia lub wyświetlenia soboty i niedzieli.
  5. Własności – Przypisany do, Uczestnik, Twórca, Zasób.

Dodatkowymi opcjami wyświetlanymi w kalendarzu są:

  1. Godziny pracy zespołu.
  2. Czerwony wskaźnik czasu w widoku dnia i tygodnia.
  3. Podświetlenie bieżącego dnia w widoku dnia, tygodnia i miesiąca.
  4. Wyświetlanie wszystkich godzin danego dnia i tygodnia za pomocą widoku zmaksymalizowanego.
  5. Wyświetlanie numeru tygodnia dla widoku dnia, tygodnia i miesiąca.

Widget Co nowego? inaczej Strumień akcji zawiera w sobie wszystkie aktualizacje powiązane z użytkownikiem. W przypadku dłuższych opisów lub komentarzy użytkownik ma możliwość rozwinięcia i zobaczenia pełnej treści.

Oczekujące aktywności to lista zawierająca czynności, które wymagają uwagi od użytkownika. Aktywności prezentowane na widgecie nie mogą być zakończone lub anulowane, a użytkownik musi być uczestnikiem lub osobą przypisaną do aktywności. Zakładki na widgecie podzielone są na trzy kategorie: Nadchodzące (7 dni do przodu), Zaległe (gdy data jest starsza niż bieżący dzień), Niezaplanowane (gdy data nie jest zaplanowana).

Pasek nawigacyjny systemu CREAM

Dostępne opcje w pasku nawigacyjnym zależą od nadanych uprawnień przed administratora systemu CREAM. Typowe funkcje są dostępne dla wszystkich użytkowników.

Ostatnią pozycją w Menu jest zakładka Ostatnie, która po rozwinięciu dzieli się na dwie sekcje:

  1. Elementy – wyświetli się maksymalnie 10 pozycji, które ostatnio użytkownik przeglądał.
  2. Filtry – ostatnio używane filtry przez użytkownika.

Przycisk z hasłem Dodaj prowadzi użytkownika do listy z której może dodać: Kontakt, Sprawę, Aktywność, Kampanie lub Zapytanie. Administrator CREAM ma możliwość zdefiniowania w Ustawieniach systemy jaka akcja ma być wykonana po kliknięciu na przycisk Dodaj.

Użytkownik na pasku nawigacyjnym ma możliwość skorzystania z szybkiego i globalnego wyszukiwania właściwych informacji zawartych w systemie. Należy mieć na uwadze, że nie wszystkie zewnętrzne informacje, które znajdują się w widgetach zostaną wyszukane przez globalną wyszukiwarkę. Wyszukiwanie rozpoczyna się po wprowadzeniu pierwszych trzech znaków. Wyszukiwanie globalne zwraca maksymalnie 5 wyników w obrębie typu. Wynik wygląda przejrzyście dzięki ikonie, nazwie, opisie i numerze obiektu. Wyniki globalnego wyszukiwania wyświetlają użytą frazę. Za pomocą przycisku Pokaż więcej, system wyświetli wszystkie wyniki bez ograniczenia do 5 wyników w obrębie typu.

Powiadomienia powiązane z kontem. Powiadomienia dotyczą tylko istotnych zmian w obrębie spraw, aktywności, kontaktów i zapytań. Wykonujący zmianę nie otrzymuje notyfikacji. Powiadomienia starsze niż 30 dni automatycznie są usuwane z systemu.

Przypomnienia o zbliżających się aktywnościach.

– Użytkownik ma dostęp do podstawowych danych o swoim koncie np. możliwość zmiany hasła, język systemu, strefy czasowej itp.

Nowa kampania – proces

Proces dodawania nowej kampanii marketingowej

Nową kampanię marketingową kreujemy w kilku etapach

  1. Aby dodać kampanie należy skorzystać z jednej opcji: kliknąć w menu na Kampanię, a następnie na ikonę Dodaj kampanię lub kliknąć na przycisk Dodaj w głównym menu i kolejno z listy wybrać hasło Kampania.
  2. W podstawowych informacjach uzupełnić:
    1. Nazwa – tytuł prowadzonej kampanii marketingowej.
    2. Kategoria kampanii – dwukrotne kliknięcie rozwija listę z kategoriami. W przypadku gdy nie została wcześniej dodana kategoria istnieje możliwość dodania jej za pomocą przycisku z plusem.
    3. Definicja sprawy – definicja zawierająca plan działań składający się z aktywności. Wybór definicji w trakcie tworzenia kampanii skutkuje automatycznym przypisaniem cech definicji jako cech kampanii, na tej podstawie system wybiera agentów. Po wyborze definicji pojawi się komunikat „Czy na pewno chcesz załadować wybraną definicję sprawy? Istniejące cechy zostaną nadpisane.”
    4. Wnioskodawca – opcjonalny wariant. Wprowadzana w tym miejscu osoba, firma itp. nie musi znajdować się w książce kontaktowej.
    5. Data – określenie zakresu czasu w jakim będzie prowadzona kampania.
    6. Opis – ważne szczegóły lub informacje wykorzystywane w trakcie kampanii.
    7. Przypisany do – wprowadzić osobę do której będzie przypisana cała kampania, najczęściej jest to kierownik grupy.
    8. Cechy – elementy, które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM.
    9. Potencjalni pracownicy – w przypadku wyboru cech do kampanii liczba potencjalnych pracowników do przeprowadzenia kampanii będzie malała lub rosła.
    10. Nagroda – dodatkowy bonus dla klienta.
    11. Załączniki – w miarę potrzeby użytkownik może dodać załącznik zawierający wytyczne komunikacyjne lub scenariusz rozmowy z klientem.
  3. Zapisać kampanię jako szkic lub przejść do następnego kroku.
  4. W następnym kroku ustalić listę odbiorców kampanii. Lista może być wczytana za pomocą pliku CSV lub wybrana z książki kontaktowej. Należy pamiętać, iż późniejsze dodawanie listy odbiorców w trakcie trwania kampanii będzie dodawane tą samą metodą. W przypadku dodawania drugiego pliku CSV [drugiej listy odbiorców] wymagana jest jedynie kolumna wskazana przy tworzeniu kampanii jako identyfikator klienta.
    1. Z pliku CSV – po załadowaniu pliku do systemu pojawi się wybór ID klienta po jakiej kolumnie z pliku ma być rozpoznany. Kolejno należy kliknąć w dodaj do listy docelowej. W liście wynikowej pojawią się klienci w takiej samej kolejności jak w pliku CSV. Użytkownik może określić czy dla potencjalnych klientów znajdujących się w pliku CSV mają zostać utworzone pozycje w książce kontaktowej.
    2. Z książki kontaktowej – wyfiltrować listę za pomocą wybranych filtrów. Użyć przycisku dodaj. Jeśli omyłkowo zostali dodani klienci do listy wynikowej należy przy nazwie zaznaczyć checkbox, a kolejno za pomocą przycisku usuń zaznaczone usunąć ich.
  5. Kolejnym etapem jest Ustawienie powiązań, użytkownik ma do wyboru trzy opcje:
    1. Losowo do potencjalnych pracowników
    2. Jeden po drugim
    3. Losowo do wybranych pracowników
  6. Ostatnim krokiem jest opublikowanie kampanii, która początkowo otrzymuje status Publikowanie w trakcie, a następnie gdy system przetworzy dane zmieni status na Aktywna.

Zasoby

Zasoby – udogodnienia dla użytkownika

Aby ograniczyć widok zasobów użytkownik może skorzystać z opcji filtrowaniawedług: Nazwy, Państwa, Miasta, Utworzonego i Aktualizowanego.

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Nazwy, Aktualizacji oraz Daty utworzenia.

Widok listy zasobów można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku .

Zasoby – jak dodać nowy zasób?

Aby dodać nowy zasób należy użyć funkcji Dodaj zasób

  1. Podstawowe informacje:
    1. Nazwa – wprowadzić nazwę zasobu.
    2. Logo/kolor – opcja dodatkowa.
    3. Dane kontaktowe – użytkownik ma do wyboru email , komórkę, telefon, skype, fax, strone www.
    4. Internet – Facebook, LinkedIn, Twitter, GooglePlus.
    5. Dane firmowe – NIP, konto bankowe.
    6. Lokalizacje – dokładna lokalizacja zasobu, dla przykładu określana jest gdy sala konferencyjna znajduje się w innym budynku i jest udostępniana firmom zewnętrznym.
  2. Pozostałe informacje:
    1. Przypisany do – zasób może być przypisany tylko do jednej osoby.
    2. Opis – opcja dodatkowa zawierająca
    3. Załącznik

    Wprowadzone dane zapisać za pomocą przycisku Zapisz.

CREAM.zone to Twoja przestrzeń do pracy!

Kontakty

Kontakty

Kontakty

Książka kontaktowa – udogodnienia dla użytkownika

Zakładka Moje kontakty – zawiera w sobie kontakty do których użytkownik jest przypisany.

Zakładka Wspierane – prezentuje wszystkie kontakty, których opiekunem jest użytkownik.

Zakładka Moje zespoły dedykowana jest dla kierownika zespołu.

Zakładka Wszystkie

Aby ograniczyć widok wyświetlanych pozycji w zakładkach użytkownik może skorzystać w opcji filtrowania według: Nazwy, Numeru, Relacji, Typu, Miasta, Państwa, Utworzonego, Aktualizowanego oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Widok wyświetlanych kontaktów można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę . Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku .

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Nazwy, Przypisanego użytkownika, Aktualizacji oraz Daty utworzenia.

Po przez rozwijaną listę nagłówka użytkownik ma możliwość przejścia do listy wszystkich kontaktów w systemie.

Użytkownik ma możliwość wyboru kolumn, które chce widzieć na widgecie Moje kontakty. Aby użyć tej funkcji należy kliknąć w ikonę . Należy pamiętać, że wybrany zestaw kolumn jest zapamiętywany w przeglądarce. Użytkownik ma również możliwość dodania kolumn z cechami [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Książka kontaktowa – jak dodać nową pozycje?

Aby dodać nowy kontakt należy użyć przycisku Dodaj kontakt

  1. Podstawowe informacje:
    1. Typ – użytkownik ma do wyboru osobę lub organizację
    2. Imię Nazwisko Stanowisko lub Nazwa
    3. Zdjęcie/logo [opcja dodatkowa]
    4. Dane kontaktowe [opcja dodatkowa] – email, komórka, telefon, Skype, fax, strona WWW
    5. Internet [opcja dodatkowa] – Facebook, LinkedIn, Twitter, GooglePlus
    6. Dane firmowe [opcja dodatkowa] – NIP, konto bankowe
    7. Lokalizacje [opcja dodatkowa] – wprowadzenie adresu służbowego, domowego lub innego.
  2. Dodaj relacje [opcja dodatkowa]
    1. Klient – określenie danych związanych z klientem
    2. Partner – kontakt może być partnerem
  3. Cechy [opcja dodatkowa]
    1. W przypadku gdy cechy zostały uprzednio wprowadzone przez administratora systemu CREAM istnieje możliwość ich wyboru.
  4. Pozostałe informacje
    1. Przypisany do – wybrany kontakt może być przypisany tylko do jednej osoby
    2. Organizacja – opcja dostępna przy wyborze typu kontaktu osoba
    3. Opiekunowie – lista osób, które mogą zobaczyć oraz edytować kontakt podobnie jak główna osoba przypisana do kontaktu. Dodatkowo osoby te dostają powiadomienia o dokonanych zmianach kontaktu.
    4. Kontakty – opcja dostępna przy wyborze typu kontaktu organizacja
    5. Jednostki nadrzędne – opcja dostępna przy wyorze typu kontaktu organizacja
    6. Opis – opcja dodatkowa, puste pole z możliwością wrzucenia luźnego tekstu
    7. Załącznik

Wprowadzone dane zapisać za pomocą przycisku Zapisz.

Wszelkie informacje wprowadzane przy kontakcie w razie późniejszej potrzeby są edytowalne!

Książka kontaktowa – czy można edytować wcześniej dodany kontakt?

Użytkownik z uprawnieniem Zarządzanie moimi kontaktami lub Zarządzanie kontaktami ma możliwość edycji kontaktu.

Aby przejść do edycji należy użyć jednej z poniższych opcji na widgecie Moje kontakty:

  1. Kliknąć w Nazwę kontaktu, a następnie w ikonę edycji .
  2. Przy wybranej pozycji kliknąć w , a kolejno z rozwijanej listy wybrać Edytuj.

Książka kontaktowa – czy można usunąć kontakt?

W przypadku gdy do kontaktu została przypisana aktywność, sprawa, zapytanie lub zamówienie – nie ma możliwości usunięcia takiego kontaktu.

Książka kontaktowa – co widać na podglądzie wybranego kontaktu?

Aby przejść do szczegółów kontaktu należy kliknąć na nazwę kontaktu. Pojawią się szczegóły – podstawowe informacje o kontakcie, jaki użytkownik dodał, zaktualizował, kto jest opiekunem kontaktu i do kogo jest przypisany.

Domyślnie dla kontaktu przypisany jest pulpit zawierający w sobie widget Wyślij wiadomość. Każdy z użytkowników może przeglądać aktywności, sprawy, zapytania. W większości z tych zakładek istnieje możliwość filtrowania. Kolejną opcją jest dodawanie komentarza.

Wyświetlanie zakładek jest uzależnione od posiadanej licencji.

Użytkownik ma możliwość wyboru kolumn, które chce widzieć w zakładkach Aktywności, Sprawy, Zapytania. Aby użyć tej funkcji należy kliknąć w ikonę . Należy pamiętać, że wybrany zestaw kolumn jest zapamiętywany w przeglądarce. Użytkownik ma również możliwość dodanie kolumn z cechami [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Użytkownik przeglądający kontakt ma możliwość podglądu na zakładkę Historia, w której znajdzie najważniejsze zmiany jakie zostały wprowadzane podczas edycji.

Klikając na adres email system przeniesie użytkownika do widgetu z którego jest możliwość wysłania wiadomości. Należy wybrać skrzynkę pocztową, uzupełnić temat oraz treść wiadomości, dodatkową opcją jest możliwość dodania załącznika.

Książka kontaktowa – możliwość łączenia zduplikowanych kontaktów

Funkcjonalność, która pomaga w łączeniu zduplikowanych kontaktów, takich jak osoba bądź organizacja. Po kliknięciu na przycisk Połącz użytkownik będzie miał możliwość odszukania zduplikowanego kontaktu za pomocą filtrów: Nazwa, Numer, Relacja, Miasto, Państwo Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM]. Użytkownik po wskazaniu właściwego kontaktu będzie miał do wyboru dwie metody połączenia kontaktów – Ręcznie lub Automatycznie. W przypadku pierwszej metody to użytkownik decyduje, które dane mają trafić do kontaktu wynikowego. Natomiast w przypadku metody Automatycznej to system tworzy sumę wszystkich danych.

Po poprawnym połączeniu dwóch kontaktów użytkownik dostanie potwierdzenie, ze łączenie zostało zakończone. W przypadku gdy połączenie dwóch kontaktów nie powiodło się to należy zapoznać się z ograniczeniami bądź skontaktować się z Działem Wsparcia.

Ograniczenia przy łączeniu kontaktów:

  1. Łączenie osób i organizacji nie jest dozwolone.
  2. Kontakty, które są przypisane do organizacji nie mogą być połączone.
  3. Łączenie dwóch kontaktów typu pracownik nie jest dozwolone.

Dostęp do Portalu Klienta

Portal Klienta to punkt dostępu dla klientów CREAM, dający możliwość optymalizacji komunikacji i wymiany danych pomiędzy CREAM, a jego klientami. Klient mający dostęp do Portalu musi być zarejestrowany w systemie za pomocą unikalnej nazwy użytkownika i hasła. Proces rejestracji Klienta jest wykonywany przez pracownika korzystającego z systemu CREAM.

Klient po zalogowaniu do Portalu ma dostęp do: profilu klienta, pulpitu z informacjami początkowymi, swoich spraw. Dodatkowo Klient ma możliwość wysłania zapytania.

Pracownicy

Pracownicy

Pracownicy – udogodnienia dla użytkownika

Aby ograniczyć widok listy pracowników użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Nazwy, Aktywności w systemie, Zespołu, Państwa, Miasta, Utworzenia, Aktualizacji oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Nazwy, Aktualizacji oraz Daty utworzenia.

Widok listy pracowników można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku .

Aby wykonać operację grupową na pracownikach należy użyć przycisku . Użytkownik ma możliwość wykonania jednej operacji grupowej: przypisania cech.

Użytkownik ma możliwość wyboru kolumn, które chce widzieć w na liście pracowników. Aby użyć tej funkcji należy kliknąć w ikonę . Należy pamiętać, że wybrany zestaw kolumn jest zapamiętywany w przeglądarce. Użytkownik ma również możliwość dodanie kolumn z cechami [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Użytkownik ma możliwość wgrania pliku z danymi pracowników za pomocą przycisku . Dopuszczalny format pliku przyjmowany przez system to .json.

Pracownicy – jak dodać nowego pracownika?

Aby dodać nowego pracownika należy użyć funkcji Dodaj pracownika

  1. Podstawowe informacje:
    1. Imię Nazwisko Stanowisko – wymagana opcja do wprowadzenia.
    2. Zdjęcie – grafika przedstawiająca pracownika.
  2. Pozostałe informacje:
    1. Zespoły – w zależności od ustawień systemu pracownik może być przypisany do jednego lub kilku zespołów.
    2. Email, Telefon – możliwość zdefiniowania kontaktu z pracownikiem.
    3. Adres – możliwość zdefiniowania adresu pracownika.
    4. Cechy [opcja dodatkowa] – W przypadku gdy cechy zostały uprzednio wprowadzone przez administratora systemu CREAM istnieje możliwość ich wyboru.
  3. Ustawienia dostępu:
    1. Utwórz dane uwierzytelniające – nadanie uprawnień.
    2. Rola – wybierz właściwą role.
    3. Uwierzytelnienie – konto lokalne / LDAP
    4. Login – nadanie loginu
    5. Hasło – nadanie hasła
    6. Język – wybór języka systemowego polskiego, angielskiego, niemieckiego, francuskiego, hiszpańskiego, portugalskiego.
    7. Strefa czasowa – czas lokalny lub UTC
    8. Aktywny – aktywność użytkownika w systemie

Wprowadzone dane zapisać za pomocą przycisku Zapisz.

Pracownicy – czy można edytować?

Aby przejść do edycji należy użyć jednej z poniższych opcji na liście pracowników:

  1. Kliknąć w nazwę pracownika, a następnie w ikonę edycji .
  2. Przy wybranej pozycji kliknąć w , a kolejno z rozwijanej listy wybrać Edytuj.

Pracownicy – jak odebrać dostęp pracownikowi do systemu?

Aby zdezaktywować konto pracownikowi należy przejść do edycji kolejno do zakładki Ustawienia dostępu.

Odznaczyć checkbox Aktywny.

Zapisać wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Zespoły

Pracownicy

Zespoły – udogodnienia dla użytkownika

Aby ograniczyć widok zespołów użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Nazwy, Utworzonego zespołu oraz Aktualizacji.

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Nazwy, Aktualizacji oraz Daty utworzenia.

Widok listy zespołów można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku . Jak również wgrać plik zawierający listę zespołów.

Użytkownik ma możliwość wgrania pliku z zespołami za pomocą przycisku . Dopuszczalny format pliku przyjmowany przez system to .json.

Zespoły – jak dodać nowy zespół?

Aby dodać nowy zespół należy użyć funkcji Dodaj zespół

  1. Podstawowe informacje:
    1. Nazwa – nazwa wprowadzanego zespołu.
    2. Członkowie – wprowadzić ilość osób przynależących do zespołu. Ilość członków na jeden zespół należy ustawić w Ustawieniach systemu. Wprowadzić wartość przy kodzie: employee.maxTeams
    3. Kierownicy – zaznaczyć checkbox z przy wybranych nazwiskach. Ilość kierowników na jeden zespół należy ustawić w Ustawieniach systemu. Wprowadzić wartość przy kodzie: team.maxSupervisors
  2. Pozostałe informacje:
    1. Email – kontakt emailowy z zespołem.
    2. Telefon – kontakt telefoniczny z zespołem.
    3. Adres – lokalizacja zespołu.
    4. Godziny pracy – użytkownik dodający zespół ma możliwość zdefiniowania godzin pracy. Jeśli wybrany zespół pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 07:00-15:00 to wystarczy wprowadzić godziny przy haśle Wszystkie, zaznaczyć przy wybranych dniach checkbox, a następnie zaakceptować.

    Wprowadzone dane zapisać za pomocą przycisku Zapisz.

Zasoby

Zasoby

Zasoby – udogodnienia dla użytkownika

Aby ograniczyć widok zasobów użytkownik może skorzystać z opcji filtrowaniawedług: Nazwy, Państwa, Miasta, Utworzonego i Aktualizowanego.

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Nazwy, Aktualizacji oraz Daty utworzenia.

Widok listy zasobów można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku .

Zasoby – jak dodać nowy zasób?

Aby dodać nowy zasób należy użyć funkcji Dodaj zasób

  1. Podstawowe informacje:
    1. Nazwa – wprowadzić nazwę zasobu.
    2. Logo/kolor – opcja dodatkowa.
    3. Dane kontaktowe – użytkownik ma do wyboru email , komórkę, telefon, skype, fax, strone www.
    4. Internet – Facebook, LinkedIn, Twitter, GooglePlus.
    5. Dane firmowe – NIP, konto bankowe.
    6. Lokalizacje – dokładna lokalizacja zasobu, dla przykładu określana jest gdy sala konferencyjna znajduje się w innym budynku i jest udostępniana firmom zewnętrznym.
  2. Pozostałe informacje:
    1. Przypisany do – zasób może być przypisany tylko do jednej osoby.
    2. Opis – opcja dodatkowa zawierająca
    3. Załącznik

    Wprowadzone dane zapisać za pomocą przycisku Zapisz.

Sprawy

Sprawy

Sprawy

Udogodnienia dla użytkownika

Aby ograniczyć widok wyświetlanych spraw użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Tytułu, Numeru, Statusu, Daty rozpoczęcia, Daty zakończenia, Komentarza, Blokady, Uczestnika, użytkownika Przypisanego do, Aktualizacji, Utworzonego, Załączników oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM]. Dodatkowo na liście wszystkich spraw użytkownik może przefiltrować listę według Rozwiązania.

Widok wyświetlanych spraw można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku .

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Od najmniej ważnych, Od najważniejszych, Postępu, Tytułu, Numeru, Statusu, Daty od, Uczestnika, użytkownika Przypisanego do, Aktualizacji, Daty utworzenia.

Aby wykonać operację grupową wszystkich pozycji znajdujących się na liście spraw należy użyć funkcję oraz wybrać metodę operacji.

Aby wykonać operację grupową poszczególnych pozycji należy wybrać na liście elementy, zaznaczyć checkbox, a następnie użyć funkcję i wybrać metodę operacji.

Użytkownik ma możliwość wykonania operacji grupowych:

  1. Przypisania do innego użytkownika
  2. Przypisania cech i określenia metody ich przypisania
  3. Rozwiązania – zmiana statusu na Zakończony
  4. Anulowania – zmiana statusu na Anulowany
  5. Zablokowania
  6. Odblokowania
  7. Scal

Lista spraw dzieli się na kilka zakładek:

  1. Do zrobienia – użytkownik znajdzie w tej zakładce wszystkie sprawy, które posiadają status Otwarty
  2. Moje sprawy – lista spraw przypisanych do zalogowanego użytkownika.
  3. Moje zespoły – dostępna wyłącznie dla użytkowników, którzy są kierownikami zespołu.
  4. Eskalowany – sprawy, które zostały eskalowane przez użytkowników, którzy nie mają na tyle wiedzy, kompetencji aby móc zająć się sprawą.
  5. Rozwiązane przeze mnie – sprawy rozwiązane przez użytkownika.
  6. Wszystkie – lista wszystkich spraw jakie znajdują się w systemie.

Kolumna Komentarz – znajduje się w niej ostatni komentarz oraz akcja na liście, która umożliwia przeglądanie wszystkich komentarzy wybranej pozycji bez przechodzenia do widoku szczegółów.

Sprawy – jak dodać sprawę na podstawie zapytania z użyciem definicji aktywności?

  1. Otwórz zapytanie z którego ma być utworzona sprawa.
  2. Na pasku akcji wybrać przycisk Utwórz sprawę, gdzie system przejdzie do tworzenia nowej sprawy.
  3. Wybrać definicję sprawy, którą można łatwo filtrować np. według Tytułu lub Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].
  4. Podstawowe informacje: System na podstawie wcześniej utworzonej Definicji sprawy uzupełni najważniejsze pola w kreatorze.
  5. Pozostałe informacje: System na podstawie wcześniej utworzonej Definicji sprawy uzupełni najważniejsze pola w kreatorze.
  6. Kontekst: System na podstawie wcześniej utworzonej Definicji sprawy wybierze cechy [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].
  7. Workflow: System na podstawie wcześniej utworzonej Definicji sprawy wybierze workflow.
  8. Powiązane: W miejscu tym znajduje się podgląd na zapytanie z którego tworzona jest sprawa.
  9. Utworzoną sprawą użytkownik może Zapisać lub Zająć się nią automatycznie.

Sprawy – jak dodać sprawę na podstawie zapytania bez użycia definicji aktywności?

  1. Otwórz zapytanie z którego ma być utworzona sprawa.
  2. Na pasku akcji wybrać przycisk Utwórz sprawę gdzie system przejdzie do tworzenia nowej sprawy.
  3. Dodać sprawę bez określonej definicji sprawy.
  4. Podstawowe informacje:
    1. Tytuł – pojawi się taki sam jak w zapytaniu, użytkownik ma możliwość edycji.
    2. Uczestnicy – użytkownik ma możliwość wprowadzenia zespołu, pracownika lub osoby z książki kontaktowej.
    3. Data – czasookres w jakim prowadzona ma być sprawa.
    4. Opis – dodatkowe informacje dotyczące sprawy.
  5. Pozostałe informacje:
    1. Przypisany do – przypisanie sprawy do samego siebie lub do innego użytkownika systemu.
    2. Warunek zamknięcia
    3. Załącznik
  6. Kontekst [opcja dodatkowa] – w przypadku gdy cechy zostały uprzednio wprowadzone przez administratora systemu CREAM istnieje możliwość ich wyboru.
  7. Workflow – wykorzystywane kroki w workflow pobierane są z definicji aktywności, które mogą być zadaniami, spotkaniami oraz komunikacją.
  8. Powiązane – w miejscu tym znajduje się podgląd na zapytanie z którego tworzona jest sprawa.
  9. Utworzoną sprawą użytkownik może Zapisać lub Zająć się nią automatycznie.

Sprawy – jak dodać sprawę manualnie z użyciem lub brakiem użycia definicji sprawy?

Aby dodać ręcznie nową sprawę należy użyć funkcji Dodaj sprawę

System przejdzie do kreatora tworzenia nowej sprawy zawierający trzy zakładki – Podstawowe, Workflow oraz Powiązane.

Pierwsza zakładka – Podstawowe

W Podstawowych informacjach należy uzupełnić:

  1. Wymagane pole z Tytułem
  2. Dodatkowo wybrać Definicję sprawy (klikając dwa razy w puste pole pojawi się rozwijana lista z wprowadzonymi do systemu definicjami sprawy)
  3. Uczestników będących częścią prowadzonej sprawy.
  4. Określić zakres datowy oraz godzinowy trwania sprawy.
  5. System umożliwia wprowadzenie Opisu, który nie zawiera limitu znaków.

Kolejną pozycją są Pozostałe informacje gdzie wybiera się użytkownika, który będzie przypisany do sprawy, a jednocześnie będzie ją prowadził. Następnym krokiem jest wybór jednego z Warunków zamknięcia sprawy.

W przypadku gdy cechy zostały uprzednio wprowadzone przez administratora systemu CREAM istnieje możliwość ich wyboru.

Druga zakładka – Workflow

Kroki wykorzystywane w workflow pobierane są z definicji aktywności, które mogą być Zadaniami, Spotkaniami oraz Komunikacją. Aby utworzyć kroki w workflow wystarczy złapać kursorem jedną z Definicji aktywności i przesunąć do kolumny Workflow. Dodatkową opcją przy każdym z kroków jest określenie cech, przypisanie kroku do innego użytkownika, zaznaczenie checkboxu z obowiązkowym krokiem.

Trzecia zakładka – Powiązane

Wykaz zapytań na podstawie którego utworzono sprawę. W przypadku tworzenia manualnego sprawy bez użycia zapytania, zakładka ta będzie pusta.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz lub kliknij w klawisz Zajmij się, a wtedy sprawa zostanie automatycznie przypisana do użytkownika.

Sprawy – funkcja eskalowania spraw

Eskalowanie polega na przekazaniu sprawy do użytkownika o wyższych kompetencjach.

Aby wykonać eskalacje sprawy należy kliknąć na podglądzie sprawy w ikonę Eskaluj. Wybrać cechę oraz dodać komentarz. Następnie sprawa otrzyma status Eskalowany i będzie można ją znaleźć w zakładce Do zrobienia oraz Eskalowany na widgecie Otwarte zapytania.

Użytkownik o wyższych kompetencjach zwraca sprawę wraz z komentarzem za pomocą przycisku Zwróć. Sprawa otrzyma status Zwrócony, ale nie będzie przypisana do użytkownika, który początkowo ją eskalował.

Użytkownik, który eskalował sprawę znajdzie ją w zakładce Do zrobienia na widgecie Otwarte zapytania ze statusem Zwrócony.

Sprawy – funkcja transferu spraw

Sprawę można transferować do grupy osób po cechach, które są przypisane w Ustawieniach modułów w kodzie caseDefinition.traits.

Sprawy – funkcja powielania spraw

Funkcjonalność, która kopiuję sprawę. Użytkownik ma możliwość skopiowania sprawy, a razem z nią:

  1. zapytania, które powiązane były z pierwszą sprawą,
  2. załączniki,
  3. przepływ pracy (który może być ten sam, ale użytkownik ma możliwość zmiany go)

Nie ma możliwości powielania spraw, które powiązane są z kampaniami.

Po poprawnym skopiowany sprawy przy tytule pojawi się dodatkowa informacja, że sprawa ta jest skopiowana.

Sprawy – funkcja łączenia spraw

Funkcjonalność umożliwiająca łączenie kilku spraw w jedną. Podczas scalania użytkownik ma możliwość podania powodu dla którego łączy te sprawy (Podobne sprawy, Duplikat). Sprawy, które zostają przypięte do głównej sprawy zmieniają swój status na Anulowany.

Użytkownik nie ma możliwości łączenia spraw, które są powiązane z kampaniami. Nie ma możliwości odwrócenia operacji łączenia spraw.

Sprawy – pasek akcji

Nazwa klawisza Opis Status sprawy przy, którym pojawia się klawisz
Odblokuj Sprawa jest automatycznie blokowana przez użytkownika przed innymi użytkownikami systemu. Funkcja ta pozwala na nie powielanie pracy. Po przez kliknięcie w Odblokuj system umożliwi udostępnienie sprawy [edycję sprawy] innym użytkownikom. Otwarty, W trakcie, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Zajmij się Rozpoczęcie pracy nad sprawą. Otwarty, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Zatrzymaj pracę Zmiana statusu z W trakcie na Otwarty. W trakcie
Rozwiąż W przypadku gdy sprawa została zakończona należy kliknąć w przycisk Rozwiąż oraz podać rozwiązanie sprawy, a wtedy zmieni status na Zakończony. Otwarty, W trakcie, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Anuluj Spowoduje anulowanie całej sprawy oraz zmianę statusu na Anulowany. Otwarty, W trakcie, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Transferuj Możliwość transferowania sprawy po cechach. Otwarty, W trakcie, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Eskaluj Możliwość eskalowania sprawy po cechach wraz z komentarzem. Otwarty, W trakcie, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Zwróć Możliwość zwrócenia sprawy wraz z komentarzem do użytkowników, które wykonały eskalację. Eskalowany
Powiel Możliwość skopiowania sprawy. Otwarty, W trakcie, Anulowany, Zakończony, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Połącz Możliwość połączenia kilku spraw w jedną. Otwarty, W trakcie, Wznowiony, Eskalowany
Przypisz do Zmiana osoby do której przypisana jest sprawa. Otwarty, W trakcie, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Komentuj Możliwość dodania komentarza. Otwarty, W trakcie, Zakończony, Anulowany, Wznowiony, Eskalowany, Zwrócony
Wznów Użytkownik ma możliwość wznowienia sprawy. Anulowany, Zakończony

Sprawy – statusy

  1. Otwarty – praca nad sprawą nie została rozpoczęta.
  2. W trakcie – użytkownicy zaczął pracować nad sprawą.
  3. Anulowany – status ten pokazuje, że sprawa nie została do końca rozwiązana.
  4. Zakończony – sprawa została rozwiązana i zakończona.
  5. Wznowiony – przywrócona sprawa, która miała status Zakończony lub Anulowany.
  6. Eskalowany – sprawa przekazana do użytkownika o wyższych kompetencjach.
  7. Zwrócony – zwrócenie sprawy do grupy użytkowników, którzy ją eskalowali.

Definicje spraw

Definicje spraw

Udogodnienia dla użytkownika korzystającego z definicji spraw

Aby ograniczyć widok wyświetlanych pozycji użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Tytułu, Statusu, Utworzonego, Aktualizacji oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Tytułu, Publikacji, Aktualizacji oraz Daty utworzenia.

Widok wyświetlanych definicji można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

Jak dodać do systemu nową definicje sprawy?

W systemie są dwa sposoby na dodanie definicji:

  1. Przejście do Spraw, a kolejno kliknięcie na  i wybranie z listy pozycji Definicje spraw.
  2. Przejście do Konfiguracji następnie Ustawień systemu. W sekcji Ustawienia modułów w kategorii Wsparcie wybrać Definicje spraw.

Po wyborze jednej z powyższych opcji użytkownik ma możliwość utworzenia definicji gdzie obowiązkowymi polami jest podanie tytułu oraz opisu.

Formularz dodawania nowej definicji sprawy składa się z trzech zakładek:

  1. Podstawowe
  2. Plan działań
  3. Widgety

Pierwsza zakładka – Podstawowe

W podstawowych informacjach uzupełnić Tytuł definicji, który jest wymagany. Wprowadzić szczegółowe informacje o definicji sprawy w polu Opis. W przypadku gdy administrator wprowadził Cechy do systemu, użytkownik będzie mógł je określić w dodawaniu definicji sprawy.

W tytule definicji sprawy istnieje klika „symboli zastępczych” (placeholderów), które można zastąpić takimi danymi jak:

  1. $participant_name – nazwa uczestnika
  2. $participant_email – email uczestnika
  3. $participant_phone – telefon uczestnika
  4. $req_name – nazwa zapytania
  5. $req-channel – kanał zapytania

Następnie wybrać jeden z warunków zamknięcia:

  1. Zakończ wszystkie obowiązkowe aktywności – warunek, który domyślnie wyświetla się w systemie, oznacza zakończenie każdego z kroków określonych w workflow.
  2. Wykonaj co najmniej jedną aktywność – wykonać w systemie co najmniej jedno zadanie tak by móc zakończyć sprawę.
  3. Kiedykolwiek – można daną sprawę zakończyć lub anulować w każdym momencie, bez wykonywania kroków w workflow o ile zostały wprowadzone.

Użytkownik ma możliwość dodania linku oraz załącznika.

Druga zakładka – Plan działań

Kroki wykorzystywane w workflow pobierane są z definicji aktywności, które mogą być Zadaniami, Spotkaniami oraz Komunikacją. Aby utworzyć kroki w workflow wystarczy złapać kursorem jedną z Definicji aktywności i przesunąć do kolumny Workflow. Dodatkową opcją przy każdym z kroków jest określenie czy jest to Obowiązkowy krok.

Trzecia zakładka – Widgety

Użytkownik ma możliwość zdefiniowania jakie widgety znajdą się w zakładce Pulpit na podglądzie sprawy. Funkcjonalność ta jest przydatna w przypadku gdy użytkownicy nie pracują nad przepływem pracy, a na dedykowanych widgetach.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz lub automatycznie opublikuj i korzystaj z definicji za pomocą przycisku Opublikuj.

Pasek akcji przy podglądzie na definicje spraw

Nazwa klawisz Opis
Opublikowana definicja spraw
Archiwizuj Gdy wybrana definicja sprawy nie jest już wykorzystywana może zostać zarchiwizowana. Definicja zmieni status z Tak na Zarchiwizowane.
Dodaj sprawę System przekieruje do kreatora tworzenia nowego zadania na podstawie definicji sprawy.
Nie opublikowana definicja spraw
Opublikuj Definicja zmieni status z Nie na Tak.
Zarchiwizowana definicja spraw
Zdearchiwizuj Definicja, która była niewykorzystywana i zarchiwizowana. W momencie kliknięcia w przycisk, definicja będzie ponownie dostępna, z możliwości jej użycia.

Reguły sprawy

Reguły spraw

Jak dodać regułę spraw?

W systemie są dwa sposoby na dodanie reguły:

  1. Przejście do Spraw, a kolejno kliknięcie na  i wybranie z listy pozycji Reguły spraw.
  2. Przejście do Konfiguracji następnie Ustawień systemu. W sekcji Ustawienia modułów w kategorii Wsparcie wybrać Reguły spraw.

Po wyborze jednej z powyższych opcji użytkownik ma możliwość utworzenia reguły sprawy gdzie obowiązkowymi polami jest podanie nazwy reguły i wybranie przynajmniej jednego warunku.

Formularz dodawania nowej reguły składa się z:

  1. Nazwy – nazwa reguły widoczna na liście wszystkich reguł.
  2. Użytkownik wprowadzający dane musi określić czy reguła ma spełniać wszystkie wprowadzone warunki czy też dowolny.
  3. Określenia czy reguła sprawy jest kończąca.
  4. Warunki:
  5. Pole Typ
    Status Równa się, Różny od
    Wiek (godziny) Równa się, Różny od, Większy niż, Większy lub równy, Mniejszy niż, Mniejszy lub równy
    Cechy Dopasuj wszystkie, Dopasuj dobrowolny
    Do (ID) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Temat Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Treść Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Od (ID) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Od (Nazwa) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Od (Host) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
  6. W sekcji Akcje użytkownik ma możliwość określenia rangi czyli pozycji na jakiej ma się znaleźć sprawa.

Zapisz wprowadzone dane za pomocą przycisku Zapisz.

Aktywności

Aktywności

Aktywności

Udogodnienia dla użytkownika

Aby ograniczyć widok wyświetlanych pozycji użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Nazwy, Numeru, Priorytetu, Statusu, Data rozpoczęcia, Data zakończenia, Zmiana statusu, Rozwiązania, Kanału, Definicji aktywności, Sprawy, Komentarza, Blokady, Uczestnika, użytkownika Przypisanego do, Aktualizacji, Utworzonego, Prywatnego, Załączników oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Lista dzieli się na kilka zakładek:

  1. Do zrobienia – użytkownik znajdzie w tej zakładce wszystkie aktywności, które posiadają status Otwarty.
  2. Moje aktywności – lista z aktywnościami przypisanymi do zalogowanego użytkownika.
  3. Moje zespoły – dostępna wyłącznie dla użytkowników, którzy są kierownikami zespołu.
  4. Wszystkie – lista wszystkich aktywności jakie znajdują się w systemie.

Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku .

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Nazwy, Statusu, Priorytetu, Numeru, Daty od, Daty do, Uczestnika, użytkownika Przypisanego do, Aktualizacji, Daty utworzenia.

Aby wykonać operację grupową wszystkich pozycji znajdujących się na liście zadań należy użyć funkcję oraz wybrać metodę operacji.

Aby wykonać operację grupową poszczególnych pozycji należy wybrać na liście elementy, zaznaczyć checkbox, a następnie użyć funkcję i wybrać metodę operacji.

Użytkownik ma możliwość wykonania operacji grupowych:

  1. Przypisania do innego użytkownika
  2. Przypisania cech i określenia metody ich przypisania
  3. Rozwiązania – zmiana statusu na Zakończony
  4. Anulowania – zmiana statusu na Anulowany
  5. Zablokowania
  6. Odblokowania

Użytkownik ma możliwość wyboru kolumn, które chce widzieć na liście z aktywnościami. Aby użyć tej funkcji należy kliknąć w ikonę . Należy pamiętać, że wybrany zestaw kolumn jest zapamiętywany w przeglądarce. Użytkownik ma również możliwość dodania kolumn z cechami [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Użytkownik ma możliwość utworzenia nowego kontaktu w trakcie wyboru uczestników aktywności. Opcja nie jest dostępna w oknach modalnych.

Aktywności – jak dodać dodać nową aktywność?

W systemie jest kilka sposobów na dodanie aktywności:

  1. Na pasku nawigacyjnym kliknąć na przycisk Dodaj, a następnie wybrać z listy Aktywność.
  2. Na kalendarzu kliknąć na wybrany dzień.
  3. Na liście aktywności kliknąć na przycisk Dodaj aktywność.
  4. Na widgecie Otwarte Aktywności (o ile ten jest dodany do pulpitu) kliknąć na przycisk Dodaj aktywność.

Po wyborze jednej z powyższych opcji użytkownik zostanie przekierowany do kreatora dodawania nowej aktywności. Formularz składa się z czterech sekcji:

  1. Podstawowe informacje
  2. Cechy
  3. Pozostałe informacje
  4. Powiadomienia

Pierwsza sekcja – Podstawowe informacje

  1. Określenie typu aktywności – zadanie, spotkanie, komunikacja
  2. Wprowadzenie nazwy aktywności, która pojawi się np. na kalendarzu
  3. Wybór definicji aktywności
  4. Uczestnicy aktywności – mogą to być pracownicy, zespół, osoby lub organizacje które znajdują się w książce kontaktowej. Jeśli wybrany uczestnik nie jest dostępny w książce kontaktowej to użytkownik za pomocą ikony ma możliwość utworzenia nowego kontaktu/uczestnika.
  5. Określenie czasu i daty aktywności – możliwość wprowadzenia całodniowej lub cyklicznej aktywności. W przypadku planowania aktywności z datą wstecz pojawi się komunikat informujący użytkownika – Czy na pewno chcesz utworzyć aktywność w przeszłości?
  6. Priorytet/Kolor
  7. Ograniczenie widoczności aktywności – jeśli oznaczona jest jako prywatna to dostęp do niej mają tylko wprowadzeni uczestnicy, osoba przypisana do aktywności oraz osoba, która utworzyła aktywność.
  8. Zasoby
  9. Lokalizacja
  10. Opis

Druga sekcja – Cechy

W przypadku gdy administrator wprowadził cechy do systemu, użytkownik będzie mógł je określić podczas dodawania lub aktualizowania aktywności.

Trzecia sekcja – Pozostałe informacje

  1. Możliwość włączenia przypomnienia oraz określenia na jaki czas przed rozpoczęciem aktywności system ma o niej przypomnieć.
  2. Użytkownik przypisany do aktywności
  3. Załączniki

Czwarta sekcja – Powiadomienia

Opcja ta działa w przypadku gdy jest w systemie skonfigurowana skrzynka pocztowa do wysyłki powiadomień. Użytkownik ma możliwość powiadomienia:

  1. Tylko pracowników, którzy są dodani jako uczestnicy aktywności oraz osobę przypisaną.
  2. Wszystkich – zarówno pracowników jak i osoby z książki kontaktowej, którzy zostali dodani do aktywności.
  3. Nikogo

Klikając na klawisz Zapisz system zapisze aktywność oraz wyśle powiadomienie do uczestników.

Aktywności – jak przenieść aktywność na inny termin?

Aby przenieść zadanie na inny termin należy użyć jednej z poniższych opcji:

  1. Przejść do Pulpitu. Odszukać aktywność na Kalendarzu. Złapać kursorem myszy daną aktywność i przesunąć na inny termin.
  2. Przejść do listy aktywności. Kliknąć w Nazwę zadania. Kliknąć na przycisk Przełóż. Wybrać nową datę lub rozpocząć aktywność np. za 1 godzinę. Opcjonalnie użytkownik może dodać komentarz podczas przekładania aktywności.

Aktywnosci – jak zakończyć aktywność?

Aby zakończyć zadanie należy kliknąć na aktywność na kalendarzu lub przejść do listy aktywności i kliknąć na nazwę aktywności. Na podglądzie aktywności kliknąć na przycisk Rozwiąż. Opcjonalnie użytkownik może dodać komentarz dotyczący aktywności.

Aktywności – jak anulować aktywność?

Aby anulować aktywność należy kliknąć na aktywność na kalendarzu lub przejść do listy aktywności i kliknąć na nazwę aktywności. Na podglądzie aktywności kliknąć na przycisk Anuluj. Opcjonalnie użytkownik może dodać komentarz dotyczący aktywności.

Aktywność – czy można wznowić aktywność?

Użytkownik może wznowić (ponownie otworzyć) jeśli:

  1. Aktywność ma status Zakończony lub Anulowany
  2. Aktywność jest częścią planu działania sprawy i jest ostatnią aktywnością w planie, a kolejna aktywność jest ze statusem otwarty, w trakcie lub wznowiony.

Użytkownik nie możne wznowić (ponownie otworzyć) jeśli:

  1. Aktywność ma status Zakończony lub Anulowany i jest zarchiwizowana
  2. Aktywność jest częścią planu działania sprawy i nie jest ostatnią aktywnością w planie, a kolejna aktywność nie jest ze statusem otwarty, w trakcie lub wznowiony.

Aktywność – pasek akcji

Nazwa klawisza Opis Status przy, którym pojawia się klawisz
Dedykowane dla spraw
Odblokuj Odblokowanie umożliwia innemu użytkownikowi edycję aktywności. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Przełóż Możliwość przełożenia na inną godzinę, datę itd. Otwarty, Wznowiony
Rozpocznij pracę Rozpoczęcie pracy. Zmiana statusu z Otwarty na W trakcie. Otwarty, Wznowiony
Zatrzymaj pracę Zmiana statusu z W trakcie na Otwarty. W trakcie
Rozwiąż Powoduje rozwiązanie aktywności i zmianę statusu na Zakończony. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Anuluj Powoduje anulowanie aktywności i zmianę statusu na Anulowany. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Poprzedni Przejście do poprzedniej aktywności, kroku w workflow w sprawie. Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Anulowany, Zakończony, Wznowiony
Następny Przejście do kolejnej aktywności, kroku w workflow w sprawie. Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Anulowany, Zakończony, Wznowiony
Rozwiąż sprawę W przypadku gdy aktywność została zakończona należy kliknąć w przycisk rozwiąż oraz ewentualnie podać rozwiązanie, a wtedy zmieni status na Zakończony. Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Anulowany, Wznowiony
Transfer Zmiana cech Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Przypisz do Zmiana osoby do której jest przypisana jest aktywność. Zainicjalizowany, Otwarty, Wznowiony
Komentuj Możliwość dodania komentarza. Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Anulowany, Zakończony, Wznowiony
Wznów Użytkownik ma możliwość wznowienia aktywności. Anulowany, Zakończony
Odłącz Możliwość usunięcia powiązania ze sprawą. Zainicjalizowany, Otwarty
Powiel Możliwość skopiowania aktywności. Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Anulowany, Zakończony
Zajmij się sprawą Zmiana statusu (na W trakcie) sprawy z poziomu aktywności. Zainicjalizowany, Otwarty,
Brak powiązań, aktywność dodana do systemu manualnie
Odblokuj Odblokowanie umożliwia innemu użytkownikowi edycję aktywności. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Przełóż Możliwość przełożenia na inną godzinę, datę itd. Otwarty, Wznowiony
Rozpocznij pracę Rozpoczęcie pracy. Zmiana statusu z Otwarty na W trakcie. Otwarty, Wznowiony
Zatrzymaj pracę Zmiana statusu z W trakcie na Otwarty. W trakcie
Rozwiąż W przypadku gdy aktywność została zakończona należy kliknąć w przycisk rozwiąż oraz ewentualnie podać rozwiązanie, a wtedy zmieni status na Zakończony. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Anuluj Spowoduje anulowanie oraz zmianę statusu na Anulowany. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Transfer Zmiana cech. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Przypisz do Zmiana osoby do której jest przypisana aktywność. Otwarty, W trakcie, Wznowiony
Komentuj Możliwość dodania komentarza. Otwarty, W trakcie, Zakończony, Anulowany, Wznowiony
Wznów Użytkownik ma możliwość wznowienia aktywności. Anulowany, Zakończony
Powiel Możliwość skopiowania aktywności. Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Anulowany, Zakończony
Dołącz Możliwość dołączenia aktywności do sprawy, zostanie ona dodana jako ostatni krok w planie działań. Otwarty, Wznowiony, Przełożony

Aktywności – statusy aktywności

  1. Zainicjalizowany – dotyczy spraw, jeśli aktywność jest przypisane jako workflow do sprawy.
  2. Otwarty – aktywności, które zostały zaplanowane i nie rozpoczęła się nad nimi praca.
  3. W trakcie – status pojawia się gdy użytkownik jest w trakcie rozwiązywania aktywności.
  4. Anulowany – użytkownik postanowił porzucić wykonanie aktywności.
  5. Zakończony – aktywność została poprawnie rozwiązana i otrzymała status zakończony.
  6. Wznowiony – przywrócona aktywność, która miała status Zakończony lub Anulowany.
  7. Przełożony – aktywność, która została przełożona na inny termin.

Definicje aktywności

Definicje aktywności

Udogodnienia dla użytkownika korzystającego z definicji aktywności

Aby ograniczyć widok wyświetlanych pozycji użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Tytułu, Typ, Statusu, Akcja sprawy, Zmiana masowa sprawy, Utworzonego, Aktualizacji oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Tytułu, Publikacji, Aktualizacji oraz Daty utworzenia.

Widok wyświetlanych definicji można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

Jak dodać do systemu nową definicje aktywności?

W systemie są dwa sposoby na dodanie definicji:

  1. Przejście do Aktywności, a kolejno kliknięcie na  i wybranie z listy pozycji Definicje aktywności.
  2. Przejście do Konfiguracji następnie Ustawień systemu. W sekcji Ustawienia modułów w kategorii Wsparcie wybrać Definicje aktywności.

Po wyborze jednej z powyższych opcji użytkownik ma możliwość utworzenia definicji. Formularz dodawania nowej definicji sprawy składa się z dwóch zakładek:

  1. Podstawowe
  2. Widgety

Pierwsza zakładka – Podstawowe

W podstawowych informacjach uzupełnić Tytuł definicji, który jest wymagany. Określić jakiego Typu jest definicja, do wyboru trzy opcje: zadanie, spotkanie, komunikacja. Mnemonik tworzy się taki sam jak tytuł, gdzie każde ze słów będzie rozdzielone myślnikiem jednak istnieje możliwość edytowania pola i wprowadzenia samemu mnemonika, który musi być unikalny. W polu Mnemonik nie mogą znajdować się polskie znaki. Wybrać Priorytet i określić Kolor definicji aktywności. Wprowadzić szczegółowe informacje o definicji w polu Opis.

Jeśli użytkownik chce użyć wybranej definicji jako dedykowaną akcję w sprawie i zastąpić standardową, że kliknie na jeden z podanych kodów: rozwiąż, anuluj, transferuj, komentarz, zajmij się, zatrzymaj pracę, przypisz do, eskaluj, zwróć.

W przypadku gdy administrator wprowadził Cechy do systemu, użytkownik będzie mógł je określić w dodawaniu definicji aktywności.

Do pozostałych informacji można dodać linki oraz załącznik, który jest wykorzystywany jako szablon wiadomości zapisany w pliku HTML. Więcej na temat szablonów wiadomości znajduje się w Zapytania -> Reguły zapytań -> Autoresponder i Szablon HTML.

Niestandardowe użycie:

  1. Akcja sprawy – wykorzystywany jest tytuł oraz pulpit definicji aktywności.
  2. Zmiana masowa sprawy – możliwość dodania kolejnej opcji do zmian masowych.

Druga zakładka – Widgety

Użytkownik ma możliwość zdefiniowania jakie widgety znajdą się w zakładce Pulpit na podglądzie aktywności.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz lub automatycznie Opublikuj i korzystaj z definicji za pomocą przycisku Opublikuj.

Pasek akcji przy podglądzie na definicje aktywności

Nazwa klawisza Opis
Opublikowana definicja aktywności
Archiwizuj Gdy wybrana definicja aktywności nie jest już wykorzystywana może zostać zarchiwizowana. Definicja zmieni status z Tak na Zarchiwizowane.
Dodaj zadanie/komunikację/spotkanie System przekieruje do kreatora tworzenia nowego zadania/komunikacji/spotkania na podstawie definicji aktywności.
Nie opublikowana definicja aktywności
Opublikuj Definicja zmieni status z Nie na Tak.
Zarchiwizowana definicja aktywności
Zdearchiwizuj Definicja, która była niewykorzystywana i zarchiwizowana. W momencie kliknięcia w przycisk, definicja będzie ponownie dostępna, z możliwości jej użycia.

Kampanie

Kampanie

Kampanie

Udogodnienia dla użytkownika korzystającego z kampanii

Aby ograniczyć widok wyświetlanych kampanii użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Nazwy, Numeru, Statusu, Kategorii kampanii, Daty rozpoczęcia, Daty zakończenia, Utworzony, Aktualizacja oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Nazwy, Numeru, Daty rozpoczęcia, Daty zakończenia, użytkownika Przypisanego do oraz Aktualizacji.

Lista kampanii dzieli się na kilka zakładek:

  1. Do zrobienia
  2. Moje zespoły – kampanie prowadzone przez podwładnych, zakładka dostępna tylko dla kierowników.
  3. Wszystkie
  4. Widok wyświetlanych kampanii można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

    Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku .

    Przy widoku wszystkich kampanii użytkownik ma możliwość wykonania operacji grupowych:

    1. Masowe sprawozdanie – evaluationReport.csv – przedstawia kontakty z klientem jeśli agent użyje statusu Udany lub Nieudany na widgecie Rezultat kontaktu.
    2. Masowe sprawozdanie pełne – fullEvaluationReport.csv – raport pokazuje wszelkie kontakty z klientem w ramach kampanii [status – Udany, Nieudany, Brak].

Jak dodać do systemu nową kampanię?

Dodawanie nowej kampanii do systemu składa się z kilku etapów:

  1. Pierwszy etap – wprowadzenie odpowiedzi, które są użytecznym elementem w procesie realizowania kampanii.
  2. Drugi etap – dodanie kategorii kampanii, która opisuje kampanie tego samego typu, ułatwia ich zarządzaniem oraz zawiera w sobie wcześniej dodane odpowiedzi do systemu.
  3. Trzeci etap – utworzenie kampanii na podstawie kategorii oraz definicji spraw.
  4. Opcjonalnie – dodanie szablonów, które ułatwiają prowadzenie podobnych do siebie kampanii.

Więcej na temat procesu dodawania nowej kampanii znajdziesz w artykule Nowa kampania – proces.

Jak dodać szablon kampanii?

Tworzenie nowej kampanii jest szybsze dzięki wykorzystaniu szablonu kampanii.

W takim przypadku wystarczy wprowadzić wymaganą Nazwę kampanii. Pozostałe elementy takie jak – Kategoria kampanii, Definicja sprawy, Wnioskodawca, Opis, wybór Cechy oraz pozostałe informacje [Nagroda, Wytyczne komunikacyjne, Scenariusze] – to opcje dodatkowe, które nie są wymagane w trakcie dodawania nowego szablonu kampanii.

Aby dodać nowy szablon należy skorzystać z jednej z dwóch poniższych opcji:

  1. Przejście do Kampanii, a kolejno kliknięcie na  i wybranie z listy pozycji Szablony kampanii.
  2. Przejście do Konfiguracji następnie Ustawień systemu. W sekcji Ustawienia modułów w kategorii Marketing wybrać Szablony kampanii.

Jak dodać kategorię kampanii?

Aby dodać kategorię należy skorzystać z jednej z dwóch poniższych opcji:

  1. Przejście do Kampanii, a kolejno kliknięcie na  i wybranie z listy pozycji Kategorię kampanii.
  2. Przejście do Konfiguracji następnie Ustawień systemu. W sekcji Ustawienia modułów w kategorii Marketing wybrać Kategorię kampanii.

W podstawowych informacjach uzupełnić wymagane pole z Nazwą.

Następnie wybrać możliwe odpowiedzi poprzez wpisanie początku nazwy Odpowiedzi w pustym polu lub wyszukanie za pomocą przycisku , a następnie zaznaczenie checkboxu przy nazwie odpowiedzi.

W pozostałych informacjach pojawią się wybrane odpowiedzi. Jeśli wskazane odpowiedzi zostały omyłkowo wprowadzone należy je usunąć za pomocą ikony kosza znajdującej się przy nazwie odpowiedzi.

Wprowadzone dane zapisać za pomocą przycisku Zapisz.

Jak dodać odpowiedzi?

Aby dodać odpowiedzi należy skorzystać z jednej z dwóch poniższych opcji:

  1. Przejście do Kampanii, a kolejno kliknięcie na  i wybranie z listy pozycji Odpowiedzi.
  2. Przejście do Konfiguracji następnie Ustawień systemu. W sekcji Ustawienia modułów w kategorii Marketing wybrać Odpowiedzi.

W formatce dodawania Odpowiedzi wprowadzić nazwę Odpowiedzi, następnie wybrać jeden z trzech dostępnym Statusów [Brak, Udany, Nieudany] oraz opcjonalnie umieścić krótki Opis.

Wprowadzone dane zapisać za pomocą przycisku Zapisz.

Pasek akcji znajdujący się przy podglądzie kampanii

Nazwa klawisz Opis Status kampanii przy, którym pojawia się klawisz
Edytuj powiązania Edytowanie przypisanych użytkowników-agentów do kampanii. Otwarta
Wstrzymaj Użytkownik odpowiedzialny za kampanię wstrzymuję ją, ale jest możliwość jej wznowienia. Aktywna
Zamknij Powoduje zamknięcie całej kampanii i zmianę statusu na Zamknięte. Aktywna
Anuluj Użytkownik porzucił kampanię, zmiana statusu na Anulowana. Otwarta, Aktywna, Wstrzymana
Generuj raport System przejdzie do wygenerowania raportu oraz jego pobrania. Aktywna, Zamknięta
Utwórz szablon Na podstawie kampanii jest możliwość dodania szablonu. Publikowanie w trakcie, Otwarta, Aktywna, Wstrzymana, Anulowana, Zamykanie w trakcie, Zamknięta
Zaktualizuj listę docelową Aktualizacja klientów-odbiorców kampanii. Aktywna
Przypisz do Przypisanie kampanii do innego użytkownika lub do samego siebie. Publikowanie w trakcie, Otwarta, Aktywna, Wstrzymana, Anulowana, Zamykanie w trakcie
Wznów Wznawianie wstrzymanej kampanii. Zmiana statusu z Wstrzymana na Aktywna. Wstrzymana
Przerwij Przerywanie procesu publikowania lub zamykania. Publikowanie w trakcie, Zamykanie w trakcie
Subskrypcja raportów Określenie subskrypcji raportów z kampanii [evaluationReport, fullEvaluationReport]. Łączenie spraw z klientem dzienne lub co godzinę. Aktywna

Statusy występujące podczas prowadzenia kampanii

Dodawanie nowej kampanii do systemu składa się z kilku etapów.

Każdy z etapów prowadzenia kampanii otrzymuje jeden ze statusów zaczynając od Szkicu aż do Zamknięcia lub Anulowania.

  1. Szkic – opracowany plan pracy nad kampanią. Możliwość usunięcia lub edycji przez użytkownika.
  2. Otwarta – status pojawia się w momencie gdy kampania nie została opublikowana.
  3. Przetwarzanie listy docelowej
  4. Publikowanie w trakcie – kampania jest w pełni przygotowana oraz publikowana.
  5. Aktywna – agenci pracują nad kampanią. Użytkownik ma możliwość generowania raportu, aktualizacji listy docelowej, ale nie ma możliwości usunięcia kampanii ze statusem Aktywna.
  6. Wstrzymana – status pojawia się gdy kampania chwilowo została wstrzymana i zostanie ponownie przywrócona lub anulowana.
  7. Anulowana – oznacza, że kampania z pewnym powodów została przerwana.
  8. Zamykanie w trakcie – etap zamykania kampanii przy którym użytkownik ma możliwość przerwania zamykania kampanii.
  9. Zamknięta – zakończona kampania.

Nowa kampania – proces

Nowa kampania – proces

Proces dodawania nowej kampanii marketingowej

Nową kampanię marketingową kreujemy w kilku etapach

  1. Aby dodać kampanie należy skorzystać z jednej opcji: kliknąć w menu na Kampanię, a następnie na ikonę Dodaj kampanię lub kliknąć na przycisk Dodaj w głównym menu i kolejno z listy wybrać hasło Kampania.
  2. W podstawowych informacjach uzupełnić:
    1. Nazwa – tytuł prowadzonej kampanii marketingowej.
    2. Kategoria kampanii – dwukrotne kliknięcie rozwija listę z kategoriami. W przypadku gdy nie została wcześniej dodana kategoria istnieje możliwość dodania jej za pomocą przycisku z plusem.
    3. Definicja sprawy – definicja zawierająca plan działań składający się z aktywności. Wybór definicji w trakcie tworzenia kampanii skutkuje automatycznym przypisaniem cech definicji jako cech kampanii, na tej podstawie system wybiera agentów. Po wyborze definicji pojawi się komunikat „Czy na pewno chcesz załadować wybraną definicję sprawy? Istniejące cechy zostaną nadpisane.”
    4. Wnioskodawca – opcjonalny wariant. Wprowadzana w tym miejscu osoba, firma itp. nie musi znajdować się w książce kontaktowej.
    5. Data – określenie zakresu czasu w jakim będzie prowadzona kampania.
    6. Opis – ważne szczegóły lub informacje wykorzystywane w trakcie kampanii.
    7. Przypisany do – wprowadzić osobę do której będzie przypisana cała kampania, najczęściej jest to kierownik grupy.
    8. Cechy – elementy, które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM.
    9. Potencjalni pracownicy – w przypadku wyboru cech do kampanii liczba potencjalnych pracowników do przeprowadzenia kampanii będzie malała lub rosła.
    10. Nagroda – dodatkowy bonus dla klienta.
    11. Załączniki – w miarę potrzeby użytkownik może dodać załącznik zawierający wytyczne komunikacyjne lub scenariusz rozmowy z klientem.
  3. Zapisać kampanię jako szkic lub przejść do następnego kroku.
  4. W następnym kroku ustalić listę odbiorców kampanii. Lista może być wczytana za pomocą pliku CSV lub wybrana z książki kontaktowej. Należy pamiętać, iż późniejsze dodawanie listy odbiorców w trakcie trwania kampanii będzie dodawane tą samą metodą. W przypadku dodawania drugiego pliku CSV [drugiej listy odbiorców] wymagana jest jedynie kolumna wskazana przy tworzeniu kampanii jako identyfikator klienta.
    1. Z pliku CSV – po załadowaniu pliku do systemu pojawi się wybór ID klienta po jakiej kolumnie z pliku ma być rozpoznany. Kolejno należy kliknąć w dodaj do listy docelowej. W liście wynikowej pojawią się klienci w takiej samej kolejności jak w pliku CSV. Użytkownik może określić czy dla potencjalnych klientów znajdujących się w pliku CSV mają zostać utworzone pozycje w książce kontaktowej.
    2. Z książki kontaktowej – wyfiltrować listę za pomocą wybranych filtrów. Użyć przycisku dodaj. Jeśli omyłkowo zostali dodani klienci do listy wynikowej należy przy nazwie zaznaczyć checkbox, a kolejno za pomocą przycisku usuń zaznaczone usunąć ich.
  5. Kolejnym etapem jest Ustawienie powiązań, użytkownik ma do wyboru trzy opcje:
    1. Losowo do potencjalnych pracowników
    2. Jeden po drugim
    3. Losowo do wybranych pracowników
  6. Ostatnim krokiem jest opublikowanie kampanii, która początkowo otrzymuje status Publikowanie w trakcie, a następnie gdy system przetworzy dane zmieni status na Aktywna.

Zapytania

Zarządzanie zapytaniami

Zarządzanie zapytaniami

Udogodnienia dla użytkownika

Aby ograniczyć widok wyświetlanych Zapytań użytkownik może skorzystać z opcji filtrowania według: Tytułu, Numeru, Od kogo otrzymane, Statusu, Komentarza, Blokady, Zgłaszającego, Przypisanego do, Otrzymanego, Aktualizacji, Utworzonego, Załączników oraz Cech [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Lista dzieli się na kilka zakładek:

  1. Do zrobienia – użytkownik znajdzie w tej zakładce wszystkie zapytania, które posiadają status Otwarty
  2. Moje zapytania – lista z zapytaniami przypisanymi do zalogowanego użytkownika.
  3. Moje zespoły – dostępna wyłącznie dla użytkowników, którzy są kierownikami zespołu.
  4. Wszystkie – lista wszystkich zapytań jakie znajdują się w systemie.

Widok wyświetlanych zapytań można zmienić z tabeli na siatkę za pomocą przycisku lub z siatki na tabelę .

Użytkownik może pobrać widok wszystkich lub tylko widocznych elementów do pliku CSV przy użyciu przycisku .

Również opcja sortowania listy pomaga użytkownikowi w odnalezieniu właściwych pozycji według: Od najmniej ważnych, Od najważniejszych, Tytułu, Numeru, Statusu, Zgłaszającego, Aktualizacji, Daty utworzenia oraz Daty otrzymania.

Aby wykonać operację grupową wszystkich pozycji znajdujących się na liście zapytań należy użyć funkcję oraz wybrać metodę operacji.

Aby wykonać operację grupową poszczególnych pozycji należy wybrać na liście elementy, zaznaczyć checkbox, a następnie użyć funkcję i wybrać metodę operacji.

Użytkownik ma możliwość wykonania operacji grupowych:

  1. Przypisania do innego użytkownika
  2. Przypisania cech i określenia metody ich przypisania
  3. Oznaczenia jako SPAM – zmiana statusu na Anulowany
  4. Zablokowania
  5. Odblokowania

Zapytania do CREAM mogą trafić za pomocą skonfigurowanej skrzynki przychodzącej i za pomocą reguł zapytań jak również użytkownik ma możliwość manualnego dodania.

Użytkownik ma możliwość wyboru kolumn, które chce widzieć na widgecie Zapytania oczekujące. Aby użyć tej funkcji należy kliknąć w ikonę . Należy pamiętać, że wybrany zestaw kolumn jest zapamiętywany w przeglądarce. Użytkownik ma również możliwość dodania kolumn z cechami [które uprzednio zostały wprowadzone przez administratora systemu CREAM].

Zapytania – jak dodać manualnie zapytanie do systemu?

Aby dodać nowe zapytanie należy użyć funkcji Utwórz zapytanie .

Uzupełnić podstawowe informacje:

  1. Tytuł – nazwa zapytania.
  2. Zgłaszający – użytkownik ma możliwość dodania nowej osoby za pomocą ikony lub wybrać osobę, która już znajduje się w książce kontaktowej.
  3. Opis – ważne szczegóły lub informacje dotyczące zapytania.
  4. Przypisany do – nie jest to wymagane pole, ale wprowadzić osobę do której będzie przypisane zapytanie.

Uzupełnić pozostałe informacje:

  1. Cechy – w przypadku gdy cechy zostały uprzednio wprowadzone przez administratora systemu CREAM istnieje możliwość ich wyboru.
  2. Załączniki

Wprowadzone dane zapisać za pomocą przycisku Zapisz lub automatycznie Zająć się.

Zapytania – czy można usunąć zapytanie?

Zapytania nie można usunąć. Użytkownik ma możliwość tylko anulowania/oznaczenia zapytania jako SPAM.

Zapytania – czy można edytować zapytanie?

Zapytania nie można edytować.

Zapytania – pasek akcji

Nazwa klawisza Opis
Odblokuj Zapytanie jest automatycznie blokowane przez użytkownika przed innymi użytkownikami systemu. Funkcja ta pozwala na nie powielanie pracy. Po przez kliknięcie w Odblokuj system umożliwi udostępnienie innym użytkownikom zapytanie.
Zmień wnioskodawcę Zmiana zgłaszającego zapytanie. Możliwość dodania zgłaszającego z książki kontaktowej lub dodanie nowego kontaktu.
Transfer Przekierowanie według cech do innej osoby, zespołu.
Utwórz sprawę Na podstawie zapytania tworzona jest sprawa.
Dołącz Dodanie zapytania do sprawy, która już istnieje, ale pod warunkiem, że ma status Otwarty lub W trakcie.
Przypisz do Przypisanie zapytania do innego użytkownika lub do samego siebie.
Komentuj Dodawanie komentarza do zapytania.
Anuluj/SPAM Za pomocą tego przycisku użytkownik usuwa zapytanie z listy zapytań.
Wznów Użytkownik ma możliwość wznowienia zapytania.

Zapytania – statusy

  1. Otwarty – oznacza, że żaden z użytkowników systemu nie rozpoczął pracy nad zapytaniem.
  2. W trakcie – użytkownik rozpoczął pracę nad zapytaniem tworząc sprawę, której jeszcze nie rozwiązał.
  3. Zakończony – obsługa zapytania została zakończona.
  4. Wznowiony – przywrócone zapytanie, które wcześniej miało status Zakończony lub Anulowany.
  5. Anulowany – status ten pokazuje, że zapytanie zostało Anulowane bądź oznaczone jako SPAM.

Zapytania – dołączanie, przeniesienie, odłączanie

Dołączanie zapytania
Zapytanie może być dołączone do sprawy na dwa sposoby: po przez utworzenie sprawy dla zapytania lub po przez reguły.

  1. Użytkownik może dołączyć wybrane zapytanie z widoku sprawy.
  2. Użytkownik może dołączyć zapytanie do wybranej sprawy, która nie została zakończona z widoku zapytania.
  3. W momencie dołączenia zapytania do sprawy, zmienia się status na W trakcie

Przenoszenie zapytania
Jeśli zapytanie zostało niepoprawnie dołączone do zapytania to użytkownik ma możliwość przeniesienia zapytania z bieżącej sprawy i dołączenie do właściwej sprawy.

  1. Zarchiwizowane zapytania nie mogą być przeniesione.
  2. Użytkownik może przenieść zapytania, które posiadają status Zakończony lub Anulowany.
  3. Zablokowane zapytania mogą być przeniesione.
  4. Informacja o przenoszeniu znajdzie się w Strumieniu oraz w zakładce Historia.

Odłączanie zapytania
Niepoprawnie dołączone zapytanie można odłączyć.

  1. Zarchiwizowane zapytania nie mogą być przeniesione.
  2. Użytkownik może przenieść zapytania, które posiadają status Zakończony lub Anulowany.
  3. Zablokowane zapytania mogą być przeniesione.
  4. Informacja o przenoszeniu znajdzie się w Strumieniu oraz w zakładce Historia.

Reguły zapytań

Reguły zapytań

Czym jest reguła zapytań?

Reguły pomagają w utworzeniu zapytania lub nawet i sprawy na podstawie zapytania. Reguły przetwarzają zapytania w określonej kolejności. Dzięki tej funkcji w systemie cechy mogą zostać automatycznie przypisane do zapytania oraz klient ma możliwość otrzymania informacji zwrotnej (wiadomości autoresponder).

Jak dodać regułę zapytania?

W systemie są dwa sposoby na dodanie reguły:

  1. Przejście do Zapytań, a kolejno kliknięcie na  i wybranie z listy pozycji Reguły zapytań
  2. Przejście do Konfiguracji następnie Ustawień systemu. W sekcji Ustawienia modułów w kategorii Wsparcie wybrać Reguły zapytań.

Po wyborze jednej z powyższych opcji użytkownik ma możliwość utworzenia reguły zapytań gdzie obowiązkowymi polami jest podanie nazwy reguły i wybranie przynajmniej jednego warunku.

Formularz dodawania nowej reguły składa się z:

  1. Nazwa – nazwa reguły widoczna na liście wszystkich reguł.
  2. Kanał/dostawca – użytkownik powinien wybrać jeden z możliwych kanałów i dostawcę:
    1. Kanał – email, telefon, formularz kontaktowy, ręczne, czat, Portal Klienta.
    2. Dostawca – standardowy skaner email.
  3. Użytkownik wprowadzający dane musi określić czy reguła ma spełniać wszystkie wprowadzone warunki czy też dowolny.
  4. Warunki:
  5. Pole Typ
    Nagłówek maila ‚From’ Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Nagłówek maila ‚To’ Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Dane e-mail Dopasuj sprawę
    Do (ID) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Temat Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Treść Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Od (ID) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Od (Nazwa) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Od (Host) Równa się, Różny od, Pasuje do regex, Zawiera
    Cechy zgłaszającego Dopasuj wszystkie, Dopasuj dowolny
    Liczba zapytań zgłaszającego Różny od, Równa się, Większy niż, Większy lub równy, Mniejszy niż, Mniejszy lub równy

W sekcji Akcje użytkownik ma możliwość:

  1. Określenia rangi czyli pozycji na jakiej ma się znaleźć zapytanie.
  2. Zaktualizowania cech – system przetworzy zapytanie o wybraną regułę (warunki w niej znajdujące się) i przypisze wybrane cechy.
  3. Wprowadzenia Autorespondera.
  4. Zadecydować czy system ma nie przetwarzać zapytań o regułę.
  5. Anulowania – wybierając tę opcje system zmieni status zapytania na Anulowany.
  6. Utworzenia sprawy i wybrania na podstawie której definicji ma sprawa się utworzyć.

Zapisz wprowadzone dane za pomocą przycisku Zapisz.

Autoresponder

W systemie CREAM istnieje możliwość skonfigurowania autorespondera, system wysyła automatycznie odpowiedź na przychodzące zapytania. Klienci mogą otrzymać potwierdzenie otrzymania zapytania.
Aby skonfigurować tą funkcję użytkownik musi zaznaczyć Autoresponder, następnie wybiera Email outbox, wprowadza Temat oraz dodaje jeden załącznik z szablonem HTML.

Szablon HTML

Szablon może być wykorzystywany w:

  1. autoresponderze,
  2. widgecie Wyślij Wiadomość (SendMail).

Nazwa pliku powinna składać się z nazwa.tpl.html. Jeśli do definicji aktywności został dodany więcej niż jeden plik z szablonem to użytkownik może wybrać szablon z listy rozwijalnej.

Istnieje kilka „symboli zastępczych” (placeholderów), które można zastąpić takimi danymi jak:

  1. $agent$ – nazwa użytkownika
  2. $name$ – zgłaszający lub uczestnik o ile jest dodany w książce kontaktowej lub nazwa nadawcy zapytania jeśli nie znajduje się w książce kontaktowej
  3. $request_content$ – treść zapytania
  4. $currentDate$ – bieżąca data, np. 01-01-2019
  5. $currentYear$ – bieżący rok, np. 2019
  6. $currentMonthNr$ – bieżący miesiąc, numer, np. 3
  7. $currentMonthName$ – bieżący miesiąc, nazwa np. Marzec
  8. $currentWeekdayName$ – bieżący dzień tygodnia np. Poniedziałek
  9. $currentDay$ – bieżący dzień, np. 19
  10. $tenantName$ – nazwa tenanta np. system-cream

Konfiguracja

Ustawienia systemu

Ustawienia systemu

Jak dodać logo organizacji lub firmy do systemu?

Aby dodać logo organizacji lub firmy przejdź do Konfiguracji, a następnie z rozwijanej listy wybierz Ustawienia systemu. Kliknij w przycisk edycji .

Wybierz grafikę dużegomałego logo.

Użytkownik ma możliwość wyboru języka obsługi systemu oraz motywu graficznego interfejsu.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Ustawienia modułów – co jest czym?

Nazwa Kod Przykładowa wartość Opis
Activities activities.lockChangeStatus false lub true Po otwarciu aktywności zmiana statusu na W trakcie
Activities activities.lockTimeoutMinutes 30 Czas blokady aktywności podawany w minutach
Activities activities.archivingPeriod PT3M Czas po jakim aktywność jest archiwizowana
ActivityDefinitions activityDefinition.traits Dictionary:Language Cechy wykorzystywane w definicjach aktywności
Base party.timezone UTC Strefa czasowa
Base party.appTitle CREAM for Smith&Smith Ltd. Nazwa zakładki przeglądarki
Base party.name Nazwa strefy
Base party.disclaimer Test Version Tekst wyświetlany w stopce w panelu logowania
Base ui.listLayout table Widok wyświetlanych danych
Base ui.datetimeFormat Format wyświetlanej daty i czasu
Base ui.defaultAddAction Cases Domyślna akcja dla przycisku Dodaj w głównym panelu nawigacyjnym CREAM
Base bulk.key.size.limit 1000 Maksymalna liczba elementów w wykonywaniu operacji masowych
Base party.email.timezone UTC Domyślna strefa czasowa wykorzystwana w notyfikacjach email
Base party.email.activity.link Link kierujący bezpośrednio do aktywności w notyfikacjach email
Base party.resetPassword.enabled true Parametr określający czy użytkownik może odzyskać hasło. Opcja zalecana dla kont typu lokalny.
Base party.resetPassword.tokenExpiration P3D Okres ważności tokena.
Base party.baseUrl Link kierujący do systemu. Wykorzystywany w procesie odzyskiwania hasła.
Campaigns campaign.traits Dictionary:Language Cechy wykorzystywane w kampaniach
Campaigns outboundContact.language Dictionary:Language Wybór języka na widgecie Record outbound contact
Campaigns outboundContact.channel Dictionary:Channel Wybór kanału na widgecie Record outbound contact
CareCases caseDefinition.createCaseTraitFilter Dictionary:Service Filtr w postaci drzewa wykorzystywany podczas tworzenia manualnie sprawy na podstawie zapytania
CareCases caseDefinition.traits Dictionary:Language Cechy wykorzystywane w definicjach spraw
Cases case.archivingPeriod P3M Czas po którym sprawy ze statusem Zakończony lub Anulowany archiwizują się
Cases cases.lockTimeoutMinutes 30 Czas blokady sprawy podawany w minutach
Cases cases.lockChangeStatus false Po otwaricu/zablokowaniu sprawy zmiana statusu z Otwarty na W trakcie
ContactBook cbe.indexedMetadata
ContactBook cbe.mergeDisabled false Możliwość ukrycia funkcji łączenia kontaktów w Książce kontaktowej.
Customer customer.traits Dictionary:Language Cechy wykorzystywane w książce kontaktowej
Employees team.maxSupervisors 2 Maksymalna liczba kierowników przypisanych do jednego zespołu
Employee employee.maxTeams 5 Maksymalna ilość zespołów przypisanych do jednego użytkownika
Employee employee.traits Dictionary:Service Cechy przypisane do pracowników/użytkowników
Requests request.archivingPeriod P3M Czas po którym zapytania ze statusem Zakończony lun Anulowany archiwizują się
Requests request.lockTimeoutMinutes 30 Czas blokady zapytania podawany w minutach
Requests request.traits Dictionary:Service Cechy wykorzystywane w zapytaniach
Security ldapDomain Domena serwera
Security ldapHost Host serwera
Security ldapSearchBase Baza serwera
Security ldapInADMode
Support support.unassignOnUnlock true Po odblokowaniu sprawy pole „Przypisany do” zostaje puste
Widgets widget.traits Dictionary:Service Cechy przypisane do widgetów

Jak zmienić wartość w Ustawieniach modułów?

Aby zmienić wartość w Ustawieniach modułów należy kliknąć w odpowiednie pole, a następnie wprowadzić właściwą wartość.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Słowniki

Słowniki

Słowniki – jak dodać nowy słownik?

Pierwszym etapem jest dodanie nowego słownika aby dodać należy użyć funkcji Dodaj słownik

System przejdzie do kreatora dodawania nowego słownika.

Wprowadzić wymaganą Nazwę słownika. Kodutworzy się taki sam jak podana wyżej nazwa. Istnieje możliwość edytowania kodu. Należy jednak pamiętać aby kod się nie powtarzał, był unikalny.

Poniżej wprowadzić pozycje do słownika. Wpisać wartość, podobnie jak z kodem dla słownika tak i kod dla pozycji utworzy się taki sam jak nazwa pozycji. Aby dodać pozycję do słownika należy użyć klawisza – dodaj. Pozycje dodaną do słownika można przesuwać do pożądanego miejsca w hierarchii drzewa, wystarczy złapać wybrany obiekt i puścić w wybranym miejscu.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Drugim etapem jest wprowadzenie słownika do ustawień systemu.

Przejść do zakładki Konfiguracje, z rozwijanej listy wybrać Ustawienia systemu. W ustawieniach modułów wprowadzić słownik jako wartość.

Aby dodać cechę należy kliknąć jednokrotnie w kolumnę wartość.

W polu wartość wprowadzić słownik – Dictionary:ABC, gdzie ABC to kod słownika. Należy pamiętać aby nie używać spacji pomiędzy dwukropkiem, a oddzielać kolejne wartości przecinkiem. Dla przykładu – Dictionary:KOD1, Dictionary:KOD2.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Słowniki – czy można wgrać plik ze słownikiem do systemu?

Tak, można.

Aby wgrać plik ze słownikiem należy użyć przycisku . Dopuszczalny format pliku przyjmowany przez system to .json.

Definicje raportów

Definicje raportów

Definicje raportów

Ten artykuł jest w trakcie opracowania.

Skrzynki pocztowe

Skrzynki pocztowe

Jak dodać skrzynkę poczty przychodzącej?

Aby dodać należy użyć funkcji Dodaj skrzynkę pocztową

System przejdzie do kreatora dodawania skrzynki pocztowej.

  1. W podstawowych informacjach wprowadzić: nazwę konta pocztowego, email, login oraz hasło.
  2. Zaznaczyć checkbox Włącz przy skrzynce przychodzącej – Inbox.
  3. Wprowadzić serwer IMAP oraz numer portu.
  4. Zaznaczyć lub nie checkbox SSL.
  5. Ostatnie sprawdzenie – pozostawić date i godzinę, która się wyświetla.
  6. Oryginalne wiadomości – Pozostaw bez zmian, Oznacz jako przeczytane, Usuń.
  7. Wyświetlić foldery do synchronizacji za pomocą przycisku Wyświetl.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Jak dodać skrzynkę poczty wychodzącej?

Aby dodać należy użyć funkcji Dodaj skrzynkę pocztową

System przejdzie do kreatora dodawania skrzynki pocztowej.

  1. W podstawowych informacjach wprowadzić: nazwę konta pocztowego, email, login oraz hasło.
  2. Zaznaczyć checkbox Włącz przy skrzynce wychodzącej – Outbox.
  3. Wprowadzić serwer SMTP oraz numer portu.
  4. Zaznaczyć lub nie checkbox SSL.
  5. Nie zaznaczać checkboxu przy Użyj do powiadomień.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Jak dodać skrzynkę poczty wychodzącej dedykowaną dla powiadomień?

Aby dodać należy użyć funkcji Dodaj skrzynkę pocztową

System przejdzie do kreatora dodawania skrzynki pocztowej.

  1. W podstawowych informacjach wprowadzić: nazwę konta pocztowego, email, login oraz hasło.
  2. Zaznaczyć checkbox Włącz przy skrzynce wychodzącej – Outbox.
  3. Wprowadzić serwer SMTP oraz numer portu.
  4. Zaznaczyć lub nie checkbox SSL.
  5. Zaznaczyć checkbox Użyj do powiadomień.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Schematy numeracji

Schematy numeracji

Schematy numeracji

Schematy numeracji określają w jaki sposób numerowane będą:

  1. Aktywności
  2. Sprawy
  3. Kampanie
  4. Klienci
  5. Zamówienia
  6. Produkty
  7. Zapytania

Schemat może się składać z sekwencji, roku, miesiąca, dnia oraz tekstu. Użytkownik ma możliwość określenia jaki będzie separator pomiędzy symbolami.

Proxy

Proxy

Proxy

Ten artykuł jest w trakcie opracowania.

Uprawnienia

Uprawnienia

Domyślne role w systemie CREAM

  1. Application administrator
  2. Business administrator
  3. Employee
  4. Campaign admin
  5. Marketer
  6. Activity manager
  7. Case manager
  8. System administrator
  9. Voip user
  10. Voip admin
  11. CAP user

Lista uprawnień

  1. Zarządzanie użytkownikami
  2. Przegląd użytkowników
  3. Zarządzanie skrzynkami pocztowymi
  4. Zarządzanie numeracją
  5. Zarządzanie widgetami
  6. Zarządzanie pracownikami
  7. Zarządzanie aplikacją
  8. Zarządzanie preferencjami systemu
  9. Przegląd ustawień systemu
  10. Zarządzanie tłumaczeniami
  11. Przegląd pulpitów
  12. Przegląd kampanii
  13. Zarządzanie kampaniami
  14. Przegląd pracowników
  15. Przegląd zespołów
  16. Zarządzanie zespołami
  17. Zarządzanie regułami zapytań
  18. Zarządzanie zapytaniami
  19. Przegląd kontaktów
  20. Zarządzanie kontaktami
  21. Przegląd zasobów
  22. Zarządzanie zasobami
  23. Przegląd skrzynek pocztowych
  24. Zarządzanie definicjami aktywności
  25. Przegląd definicji aktywności
  26. Zarządzanie aktywnościami
  27. Przegląd aktywności
  28. Zarządzanie sprawami
  29. Przegląd spraw
  30. Zarządzanie definicjami spraw
  31. Przegląd definicji spraw
  32. Przegląd schematów numeracji
  33. Zaloguj jako użytkownik
  34. Użytkowanie VOIP
  35. Zarządzanie VOIP
  36. Dostęp do moich aktywności
  37. Dostęp do moich zapytań
  38. Dostęp do moich spraw
  39. Zarządzanie regułami spraw
  40. Przegląd zapytań
  41. Zarządzanie subskrypcjami
  42. Użytkowanie subskrypcji
  43. Zarządzanie moimi kontaktami
  44. Wyświetlanie moich kontaktów
  45. Zarządzanie pulpitami
  46. Dostęp do portalu klienta

Pulpity

Pulpity

Lista pulpitów

Użytkownik ma możliwość modyfikacji pulpitów po przez wybieranie widgetów z listy. Pulpity jakie można zmieniać to:

  1. cbeViewDashboard – pulpit dla osoby/organizacji w książce kontaktowej.
  2. changeRequestor – pulpit wykorzystywany w Zapytaniach, pojawia się w opcji zaawansowanej w momencie kliknięcia w przycisk Zmień wnioskodawcę.
  3. customDetailsActivityView – konfigurowanie własnej dedykowanej sekcji Szczegóły w aktywnościach.
  4. customDetailsCaseView – konfigurowanie własnej dedykowanej sekcji Szczegóły w sprawach.
  5. customDetailsCbeView – konfigurowanie własnej dedykowanej sekcji Szczegóły w książce kontaktowej.
  6. customParticipantHistoryTabCaseView – konfigurowanie dedykowanej sekcji Historia w sprawach.
  7. employeeViewDashboard – pulpit znajdujący się w podglądzie na pracowniku.
  8. genericCaseViewDashboard – dodatkowy wyświetlany pulpit dedykowany dla każdej sprawy.
  9. homeDashboard – pulpit globalny wyświetlający się po zalogowaniu.
  10. myActivities – dedykowany dla aktywności.
  11. myCampaigns – dedykowany dla kampanii marketingowych.
  12. myCases – dedykowany dla spraw.
  13. myContacts – dedykowany dla książki kontaktowej.
  14. requestorDashboard – informacje o osobie zgłaszającej w zapytaniu.
  15. requestsDashboard – pulpit z zapytaniami.

Modyfikacja głównego pulpitu dostępnego dla wszystkich użytkowników

Aby zmodyfikować główny pulpit należy przejść do Konfiguracji, a następnie z rozwijanej listy wybierać Pulpity.

Przejdź do edycji homeDashboard.

Z listy znajdującej się po prawej stronie przeciągnąć do konfiguratora właściwy widget.

Zapisz wprowadzone zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Widgety

Widgety

Lista domyślnych widgetów w systemie

  1. Activity Time Tracking – widget służący do monitorowania aktywności.
  2. Awaiting Activities – lista aktywności oczekujących.
  3. Calendar – aktywności znajdujące się na kalendarzu.
  4. Case Time Tracking Summary – widget sumujący czas poświęcony klientowi, współpracujący z widgetem Activity Time Tracking.
  5. Contact Cases – lista spraw powiązana z kontaktem.
  6. Contact Requests – lista zapytań powiązana z kontaktem.
  7. Create Contact from Lead – możliwość dodania utworzenia wpisu do książki kontaktowej z danych potencjalnego klienta dostępnego na liście odbiorców kampanii.
  8. IP Geo Location – możliwość wyszukania po adresie IP lokalizacji.
  9. My Contacts – podgląd na kontakty użytkownika.
  10. Open Activities – widget zawierający wszystkie aktywności.
  11. Open Campaigns – dotyczy kampanii użytkownika.
  12. Open Cases – dotyczy spraw użytkownika.
  13. Open Requests – podgląd na zapytania.
  14. Pending Activities Report – Global – raport przedstawiający aktywności ze statusem W trakcie.
  15. Pending Activities Report – Manager – raport przedstawiający aktywności ze statusem w trakcie, dedykowany dla managera.
  16. Pending Campaign Activities Report – Agent – raport przedstawiający aktywności powiązane z kampaniami, dedykowany dla agenta.
  17. Pending Campaign Activities Report – Global – raport przedstawiający aktywności powiązane z kampaniami.
  18. Pending Campaign Activities Report – Manager – raport przedstawiający aktywności powiązane z kampaniami, dedykowany dla managera.
  19. Pending Campaign Cases Report – Agent- raport przedstawiający sprawy powiązane z kampaniami, dedykowane dla agenta.
  20. Pending Campaign Cases Report – Global – raport przedstawiający sprawy powiązane z kampaniami.
  21. Pending Campaign Cases Report – Manager – raport przedstawiający sprawy powiązane z kampaniami, dedykowane dla managera.
  22. Pending Cases Report – Global – raport przedstawiający sprawy ze statusem W trakcie.
  23. Pending Cases Report – Manager – raport przedstawiający sprawy ze statusem W trakcie, dedykowany dla managera.
  24. Pending Requests Report – Global – raport zbiorczy zawierający informacje o zapytaniach ze statusem W trakcie.
  25. Pending Requests Report – My Teams – raport zbiorczy zawierający informacje o zapytaniach ze statusem W trakcie.
  26. Record Outbound Contact – widget umożliwiający zapisywanie wychodzących rozmów.
  27. Send Email – możliwosć wysyłki wiadomości e-mail.
  28. Stream – strumień aktywności.
  29. System Diagnostics – diagnostyka systemu CREAM.
  30. Team Work Report – raport przedstawiający pracę zespołu kierownika.
  31. View Campaign Details – podgląd na szczegóły kampanii.
  32. VoIP Credentials Setup – konfiguracja VOIP dla użytkownika.

Tłumaczenia

Tłumaczenia

Tłumaczenia

Ten artykuł jest w trakcie opracowania.

Konserwacja

Konserwacja

Konserwacja

Ten artykuł jest w trakcie opracowania.

Pozostałe informacje o systemie

Pozostałe informacje o systemie

Skróty klawiszowe – ogólnie dostępne

  1. K – dodaj komentarz
  2. E – przejdź do edycji
  3. I – pokaż lub schowaj strumień np. na podglądzie sprawy
  4. D – usuń

Skróty klawiszowe – dostępne w oknach modalnych

  1. ESC – zamknij
  2. lewy Alt + S – zapisz wprowadzone zamiany lub komentarz
  3. lewy Alt + R – rozwiąż
  4. lewy Alt + H – zajmij się

Ikony w systemie CREAM

Ikona Nazwa Opis
Widok Zmiana widoku z tabeli na siatkę.
Widok Zmiana widoku z siatki na tabele.
CSV Możliwość pobrania zawartości wybranego widgetu za pomocą pliku CSV.
Sortuj Możliwość różnorodnego sortowania informacji.
Filtry Możliwość wybrania z rozwijanej listy filtrów.
Szukaj Wyszukanie odpowiednich pozycji na liście.
Wyczyść Wyczyszczenie np. pozycji filtrowanych.
Ustaw domyślnie Ustawienie domyślnych filtrów na widgecie Kalendarz.
Więcej informacji Przejście do dodatkowych opcji.
Wróć Przejście do poprzedniego widoku w systemie.
Zapisz Zatwierdzenie lub zapisanie wprowadzanych danych lub zmian.
Edycja Przekierowanie do edycji wybranego elementu.
Usuń Usunięcie wybranego elementu
Informacje Dodatkowe informacje wyświetlane po prawej stornie ekranu jako strumień zmian.
Konfiguracja Dostęp do konfiguracji wybranego elementu.
Operacja grupowa Przejście do formatki wykonania operacji grupowej.
Komentuj Dodanie komentarza do wybranego elementu.
Podgląd Szczegóły oraz dodatkowy opis definicji aktywności.
Wgraj Wgranie pliku do systemu.
Opublikuj Przycisk stosowany np. przy publikacji definicji sprawy.
Archiwizacja Element, który został zarchiwizowany.
Blokada Element, który został zablokowany przez innego użytkownika.
Dodaj kontakt Przejście do kreatora dodawania nowego kontaktu do książki kontaktowej.
Przypomnienie Włącz przypomnienie, przycisk występuje przy dodawaniu spotkania lub przy jego edycji. Użytkownik ma możliwość dodania przypomnienia.
Dodaj pracownika Przejście do kreatora dodawania nowego pracownika.
Dodaj zespół Przejście do kreatora dodawania nowego zespołu.
Dodaj zasób Przejście do kreatora dodawania nowego zasobu.
Utwórz kampanię Przejście do kreatora dodawania nowej kampanii.
Stwórz szablon kampanii System przejdzie do kreatora dodawania nowego szablonu kampanii.
Dodaj kategorię kampanii System przekieruje do kreatora dodawania nowej kategorii kampanii.
Utwórz odpowiedź System przekieruje do dodania nowej odpowiedzi.
Utwórz zapytanie Otwarcie kreatora dodania nowego zapytania.
Dodaj sprawę Otwarcie kreatora dodania nowej sprawy.
Dodaj aktywność Otwarcie kreatora dodania nowej aktywności.
Utwórz regułę zapytań System przekieruje do dodania nowej reguły zapytań.
Utwórz definicje sprawy System przekieruje do dodania nowej definicji spraw.
Utwórz definicje aktywności System przekieruje do dodania nowej definicji aktywności.
Dodaj słownik System przekieruje do dodania nowego słownika.
Dodaj definicje raportu System przekieruje do dodania nowej definicji raportu.
Dodaj skrzynkę pocztową System przekieruje do dodania nowej skrzynki pocztowej.
Dodaj schemat numeracji System przekieruje do dodania nowego schematu numeracji.
Dodaj proxy System przekieruje do dodania nowej listy proxy.
Dodaj rolę System przekieruje do dodania nowej roli.
Dodaj konfiguracje pulpitu System przekieruje do dodania nowej konfiguracji pulpitu.
Dodaj tłumaczenie System przekieruje do dodania nowego tłumaczenia.

Pulpit – co użytkownik widzi domyślnie?

Użytkownik CREAM ma możliwość dostosowania do własnych potrzeb pulpitu wykorzystując z dostępnej bazy widgety. Logując się po raz pierwszy do systemu użytkownik domyślnie widzi trzy widgety – Kalendarz, Co nowego? oraz Oczekujące aktywności.

Kalendarz wyświetla wszystkie archiwalne i zaplanowane aktywności użytkownika. Kalendarz można przełączać na jeden z widoków – Harmonogram, Dzień, Tydzień, Miesiąc lub Plan dnia.

Użytkownik ma możliwość filtrowania kalendarza według:

  1. Właściciela, którym może być klient, pracownik, zasób lub zespół.
  2. Statusu – Zainicjalizowany, Otwarty, W trakcie, Zakończony, Anulowany, Wznowiony, Przełożony.
  3. Kolorystyki – priorytetu [zielony – priorytet niski, niebieski – normalny, czerwony – wysoki] oraz oryginalnie ustalonego koloru aktywności.
  4. Weekendu – użytkownik ma możliwość ukrycia lub wyświetlenia soboty i niedzieli.
  5. Własności – Przypisany do, Uczestnik, Twórca, Zasób.

Dodatkowymi opcjami wyświetlanymi w kalendarzu są:

  1. Godziny pracy zespołu.
  2. Czerwony wskaźnik czasu w widoku dnia i tygodnia.
  3. Podświetlenie bieżącego dnia w widoku dnia, tygodnia i miesiąca.
  4. Wyświetlanie wszystkich godzin danego dnia i tygodnia za pomocą widoku zmaksymalizowanego.
  5. Wyświetlanie numeru tygodnia dla widoku dnia, tygodnia i miesiąca.

Widget Co nowego? inaczej Strumień akcji zawiera w sobie wszystkie aktualizacje powiązane z użytkownikiem. W przypadku dłuższych opisów lub komentarzy użytkownik ma możliwość rozwinięcia i zobaczenia pełnej treści.

Oczekujące aktywności to lista zawierająca czynności, które wymagają uwagi od użytkownika. Aktywności prezentowane na widgecie nie mogą być zakończone lub anulowane, a użytkownik musi być uczestnikiem lub osobą przypisaną do aktywności. Zakładki na widgecie podzielone są na trzy kategorie: Nadchodzące (7 dni do przodu), Zaległe (gdy data jest starsza niż bieżący dzień), Niezaplanowane (gdy data nie jest zaplanowana).

Pasek nawigacyjny systemu CREAM

Dostępne opcje w pasku nawigacyjnym zależą od nadanych uprawnień przed administratora systemu CREAM. Typowe funkcje są dostępne dla wszystkich użytkowników.

Ostatnią pozycją w Menu jest zakładka Ostatnie, która po rozwinięciu dzieli się na dwie sekcje:

  1. Elementy – wyświetli się maksymalnie 10 pozycji, które ostatnio użytkownik przeglądał.
  2. Filtry – ostatnio używane filtry przez użytkownika.

Przycisk z hasłem Dodaj prowadzi użytkownika do listy z której może dodać: Kontakt, Sprawę, Aktywność, Kampanie lub Zapytanie. Administrator CREAM ma możliwość zdefiniowania w Ustawieniach systemy jaka akcja ma być wykonana po kliknięciu na przycisk Dodaj.

Użytkownik na pasku nawigacyjnym ma możliwość skorzystania z szybkiego i globalnego wyszukiwania właściwych informacji zawartych w systemie. Należy mieć na uwadze, że nie wszystkie zewnętrzne informacje, które znajdują się w widgetach zostaną wyszukane przez globalną wyszukiwarkę. Wyszukiwanie rozpoczyna się po wprowadzeniu pierwszych trzech znaków. Wyszukiwanie globalne zwraca maksymalnie 5 wyników w obrębie typu. Wynik wygląda przejrzyście dzięki ikonie, nazwie, opisie i numerze obiektu. Wyniki globalnego wyszukiwania wyświetlają użytą frazę. Za pomocą przycisku Pokaż więcej, system wyświetli wszystkie wyniki bez ograniczenia do 5 wyników w obrębie typu.

Powiadomienia powiązane z kontem. Powiadomienia dotyczą tylko istotnych zmian w obrębie spraw, aktywności, kontaktów i zapytań. Wykonujący zmianę nie otrzymuje notyfikacji. Powiadomienia starsze niż 30 dni automatycznie są usuwane z systemu.

Przypomnienia o zbliżających się aktywnościach.

– Użytkownik ma dostęp do podstawowych danych o swoim koncie np. możliwość zmiany hasła, język systemu, strefy czasowej itp.